Qui està obligat
El Reial Decret 933/2021, de 26 d’octubre (BOE-A-2021-17461) afecta pràcticament qualsevol que doni allotjament a canvi de diners:
- Hotels, hostals, pensions i cases d’hostes
- Apartaments turístics, bungalows i allotjaments anàlegs
- Establiments de turisme rural
- Càmpings i zones de caravanes
I no només qui presta el servei: també arriba a les intermediàries turístiques i plataformes digitals que ofereixen allotjament a Espanya, encara que no siguin elles qui allotgen.
L’obligació de comunicar per via electrònica s’ajorna dues vegades des de la seva publicació i acaba sent exigible el 2 de desembre de 2024.
Catalunya té registre propi
Aquí és on la guia canvia respecte de la resta de l’Estat. Els Mossos d’Esquadra mantenen el seu propi registre de viatgers d’establiments d’hostalatge, amb el seu propi format de fitxer.
A la resta de l’Estat, els sistemes antics —Hospederías de la Guàrdia Civil i WebPol de la Policia Nacional— queden substituïts per SES.HOSPEDAJES. A Catalunya, no: un allotjament de Barcelona, Girona, Lleida o Tarragona puja el seu fitxer al sistema dels Mossos.
El termini i la conservació són els mateixos —els marca el reial decret, que és estatal—, però el destí i l’estructura de l’enviament no ho són. És la raó per la qual un programari que només contempli SES.HOSPEDAJES es queda curt aquí.
Confirma el procediment vigent abans de configurar res. Aquest punt depèn de la pràctica administrativa del territori, no només del text del reial decret, i val la pena contrastar-ho amb el gremi o l’associació hotelera.
Quines dades s’han de comunicar
L’annex del reglament distingeix tres blocs. Val la pena mirar-los per separat, perquè el primer s’envia una vegada i els altres dos, a cada estada.
Dades de l’empresa i de l’establiment
Es comuniquen una sola vegada, dins dels deu dies següents a l’alta administrativa i abans de començar l’activitat. Si obres un establiment nou, aquest és el primer tràmit.
Dades de cada viatger
Aquí hi ha el gruix de la feina diària:
| Camp | Nota |
|---|---|
| Nom i cognoms | Tal com figuren al document |
| Sexe | |
| Tipus i número de document | DNI, NIE, passaport |
| Número de suport | El codi del document; és el camp que més s’oblida |
| Data de naixement | |
| Nacionalitat | |
| Domicili habitual | Adreça, localitat i país |
| Telèfon i correu electrònic | |
| Parentiu | Només per als menors de 14 anys, respecte de l’adult que els acompanya |
Dades de la transacció
Dates d’entrada i de sortida, nombre de viatgers, referència del contracte i dades del pagament —tipus de mitjà, titular i, si escau, caducitat i últims dígits de la targeta—, a més de les dades de l’immoble.
El termini: 24 hores, i comença abans del que et penses
La norma demana la comunicació «de manera immediata i, en tot cas, en un termini no superior a 24 hores». El rellotge no arrenca al check-in: arrenca en el moment que passi primer entre la reserva, la formalització del contracte o l’inici del servei.
A la pràctica això vol dir que una reserva feta amb dos dies d’antelació ja obre la finestra. És la diferència entre enviar els registres quan el client arriba —que sol anar tard— i enviar-los quan la reserva entra.
Un comptador de registres pendents amb el seu termini a la vista resol més incidències que qualsevol recordatori. A Hostelum aquest compte és a la pantalla de recepció, no amagat en un informe.
Quant de temps s’ha de conservar
Tres anys des de la finalització del servei. El registre ha de ser electrònic i estar a disposició de les Forces i Cossos de Seguretat.
Aquest termini té una conseqüència pràctica que sovint es passa per alt: no pots esborrar les dades d’un hoste al cap de sis mesos «per higiene d’RGPD», perquè hi ha una obligació legal de conservar-les. I a l’inrevés: passats els tres anys no hi ha base per continuar guardant-les, així que val més tenir una purga programada que no pas un arxiu que creix per sempre.
Les sancions
El reglament es remet al règim sancionador de la Llei Orgànica 4/2015 de protecció de la seguretat ciutadana. En termes generals, no portar el registre o ometre comunicacions obligatòries pesa més que enviar dades incompletes o fora de termini.
No hem trobat estadística oficial publicada sobre expedients oberts per aquest motiu, així que qualsevol xifra concreta que llegeixis per aquí val més agafar-la amb pinces.
Un apunt del 2026 que convé conèixer
El juny del 2026 la Comissió Europea va obrir a Espanya un procediment d’infracció relacionat amb aquest registre, per possible incompatibilitat amb la directiva europea de protecció de dades en l’àmbit policial. Els retrets apunten al volum de dades recollides, a la delimitació de l’accés policial i al termini de conservació.
Això no suspèn res. El RD 933/2021 continua plenament vigent, amb el mateix termini de 24 hores i el mateix règim sancionador. És un procediment entre la Comissió i l’Estat, no una moratòria per als allotjaments.
Com es resol a la pràctica
El que converteix això en feina pesada no és la norma: és teclejar. Un registre són dotze o tretze camps per persona, dictats al taulell amb cua al darrere.
Les dues palanques que de debò estalvien temps són:
- Que les dades les introdueixi l’hoste, des del mòbil i abans d’arribar, amb un enllaç enviat amb la confirmació. Recepció passa de teclejar a validar.
- Que no es teclegi el document, sinó que es llegeixi. Enfocar el DNI amb la càmera i que els camps s’omplin sols elimina la major part dels errors de transcripció, que a més són els que fan que un fitxer sigui rebutjat.
I una tercera, menys vistosa però igual d’important: que el sistema elimini la imatge del document tan bon punt n’extreu els camps. La norma t’obliga a conservar les dades, no la fotografia del DNI, i guardar imatges de documents d’identitat és assumir un risc que ningú no t’està demanant.
Què fa Hostelum, i què no
Hostelum captura tots els camps del RD 933/2021 —inclosos el número de suport i el parentiu dels menors—, permet el check-in des del mòbil de l’hoste amb lectura del document, esborra les imatges després d’extreure’n les dades i genera el fitxer llest per pujar: el format dels Mossos si ets a Catalunya, l’XML de SES.HOSPEDAJES a la resta de l’Estat.
La pujada final la fas tu. No enviem per API a cap autoritat ni guardem les teves credencials oficials. Preferim dir-t’ho aquí que no pas a la tercera reunió.