Quién está obligado
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre (BOE-A-2021-17461) alcanza a prácticamente cualquiera que dé alojamiento por dinero:
- Hoteles, hostales, pensiones y casas de huéspedes
- Apartamentos turísticos, bungalows y alojamientos análogos
- Establecimientos de turismo rural
- Campings y zonas de caravanas
Y no solo a quien presta el servicio: también alcanza a las intermediarias turísticas y plataformas digitales que ofrecen alojamiento en España, aunque no sean ellas quienes alojan.
La obligación de comunicar por vía electrónica se aplaza dos veces desde su publicación y acaba siendo exigible el 2 de diciembre de 2024. Antes de esa fecha convivían los sistemas antiguos —Hospederías de la Guardia Civil y WebPol de la Policía Nacional—, que en territorio común quedan sustituidos por SES.HOSPEDAJES.
Qué datos hay que comunicar
El anexo del reglamento distingue tres bloques. Conviene mirarlos por separado, porque el primero se envía una vez y los otros dos, en cada estancia.
Datos de la empresa y del establecimiento
Se comunican una sola vez, dentro de los diez días siguientes al alta administrativa y antes de empezar la actividad. Si abres un establecimiento nuevo, este es el primer trámite.
Datos de cada viajero
Aquí está el grueso del trabajo diario:
| Campo | Nota |
|---|---|
| Nombre y apellidos | Tal como figuran en el documento |
| Sexo | |
| Tipo y número de documento | DNI, NIE, pasaporte |
| Número de soporte | El código del documento; es el campo que más se olvida |
| Fecha de nacimiento | |
| Nacionalidad | |
| Domicilio habitual | Dirección, localidad y país |
| Teléfono y correo electrónico | |
| Parentesco | Solo para menores de 14 años, respecto del adulto que los acompaña |
Datos de la transacción
Fechas de entrada y salida, número de viajeros, referencia del contrato y datos del pago —tipo de medio, titular y, en su caso, caducidad y últimos dígitos de la tarjeta—, además de los datos del inmueble.
El plazo: 24 horas, y empieza antes de lo que crees
La norma pide la comunicación «de manera inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas». El reloj no arranca en el check-in: arranca en el momento que ocurra primero entre la reserva, la formalización del contrato o el inicio del servicio.
En la práctica esto significa que una reserva hecha con dos días de antelación ya abre la ventana. Es la diferencia entre enviar los partes cuando el cliente llega —que suele ir tarde— y enviarlos cuando la reserva entra.
Un contador de partes pendientes con su plazo a la vista resuelve más incidencias que cualquier recordatorio. En Hostelum esa cuenta está en la pantalla de recepción, no escondida en un informe.
Cuánto se conserva
Tres años desde la finalización del servicio. El registro tiene que ser electrónico y estar a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
Ese plazo tiene una consecuencia práctica que se pasa por alto: no puedes borrar los datos de un huésped a los seis meses «por higiene de RGPD», porque existe una obligación legal de conservarlos. Y al revés: pasados los tres años no hay base para seguir guardándolos, así que conviene tener una purga programada en lugar de un archivo que crece para siempre.
Particularidades del registro de viajeros en Cataluña
Los Mossos d’Esquadra mantienen su propio registro de viajeros de establecimientos de hostelaje, con su propio formato de fichero. El plazo y la conservación son los mismos, pero el destino y la estructura del envío no.
Un alojamiento en Cataluña, por tanto, no sube nada a SES.HOSPEDAJES: sube su fichero al sistema de los Mossos. Es la razón por la que un software que solo contemple SES.HOSPEDAJES no cubre las necesidades de los alojamientos situados en Cataluña.
Verifica tu comunidad autónoma antes de configurar nada. Este punto depende de la práctica administrativa de cada territorio, no solo del texto del real decreto, y conviene confirmarlo con tu asociación hotelera.
Las sanciones
El reglamento se remite al régimen sancionador de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. En términos generales, no llevar el registro u omitir comunicaciones obligatorias pesa más que enviar datos incompletos o fuera de plazo.
No hemos encontrado estadística oficial publicada sobre expedientes abiertos por este motivo, así que cualquier cifra concreta que leas por ahí conviene tomarla con pinzas.
Un apunte de 2026 que conviene conocer
En junio de 2026 la Comisión Europea abrió a España un procedimiento de infracción relacionado con este registro, por posible incompatibilidad con la directiva europea de protección de datos en el ámbito policial. Los reparos apuntan al volumen de datos recogidos, a la delimitación del acceso policial y al plazo de conservación.
Eso no suspende nada. El RD 933/2021 sigue plenamente en vigor, con el mismo plazo de 24 horas y el mismo régimen sancionador. Es un procedimiento entre la Comisión y el Estado, no una moratoria para los alojamientos.
Cómo se resuelve en la práctica
Lo que convierte esto en trabajo pesado no es la norma: es teclear. Un parte son doce o trece campos por persona, dictados en el mostrador con cola detrás.
Las dos palancas que de verdad quitan tiempo son:
- Que los datos los introduzca el huésped, desde su móvil y antes de llegar, con un enlace enviado con la confirmación. El equipo de recepción solo tiene que revisar y validar la información.
- Que no se teclee el documento, sino que se lea. Enfocar el DNI con la cámara y que los campos se rellenen solos elimina la mayor parte de los errores de transcripción, que además son los que hacen que un fichero sea rechazado.
Y una tercera, menos vistosa pero igual de importante: que el sistema elimine la imagen del documento en cuanto extrae los campos. La norma te obliga a conservar los datos, no la fotografía del DNI, y guardar imágenes de documentos de identidad es asumir un riesgo que nadie te está pidiendo.
Lo que Hostelum hace, y lo que no
Hostelum captura todos los campos del RD 933/2021 —incluido el número de soporte y el parentesco de menores—, permite el check-in desde el móvil del huésped con lectura del documento, borra las imágenes tras extraer los datos y genera el fichero listo para subir: el formato de los Mossos si estás en Cataluña, el XML de SES.HOSPEDAJES en el resto.
El envío final a la plataforma oficial lo realiza el alojamiento. No enviamos por API a ninguna autoridad ni guardamos tus credenciales oficiales. Lo explicamos desde el principio para que sepas exactamente qué parte del proceso cubre Hostelum.