Check-in y parte de viajeros
Check-in online y parte de viajeros sin tener que introducir los datos manualmente
El huésped escanea su documento con el móvil y los datos se rellenan automáticamente. Recepción solo tiene que revisarlos y validarlos. A partir de ahí, se genera el fichero necesario para enviarlo a la autoridad correspondiente.
- Todos los campos requeridos por el RD 933/2021
- Lectura automática del documento o de la zona de lectura mecánica del pasaporte
- Contador de partes con aviso de los registros cuyo plazo de 24 horas está próximo a vencer
Escanear documento
Alinea el documento dentro del marco
- ApellidosBAREA MARTÍNEZ
- NombreJAN
- Nº de documento·······4R
- NacionalidadES
- Fecha de nacimiento14 / 03 / 1988
Menos esperas en recepción y menos datos que pedir
El cliente ya ha facilitado sus datos al hacer la reserva. Antes de llegar, puede completar desde su móvil la información necesaria para el registro. En recepción, el equipo solo tiene que revisar y validar los datos.
Lectura del documento
Enfoca el documento y los datos se rellenan automáticamente
Un marco guía ayuda al huésped a encuadrar correctamente el documento con el móvil. El sistema extrae automáticamente los datos principales: apellidos, nombre, nacionalidad, fecha de nacimiento y número de documento. Del reverso obtiene el domicilio. Toda la información se normaliza automáticamente en el servidor, utilizando formatos y códigos estandarizados.
- Las imágenes se eliminan una vez extraídos los datos: no almacenamos copias de los documentos
- Para otros documentos, el sistema puede leer la zona de lectura mecánica (MRZ) del pasaporte
- Si la lectura automática no está disponible, el check-in sigue funcionando mediante introducción manual con teclado
Escanear documento
Alinea el documento dentro del marco
- ApellidosBAREA MARTÍNEZ
- NombreJAN
- Nº de documento·······4R
- NacionalidadES
- Fecha de nacimiento14 / 03 / 1988
Desde el móvil del huésped
Antes de llegar, o con un QR en el mostrador
El enlace del email de confirmación lleva al portal del huésped, donde completa el parte de todos los ocupantes de todas sus habitaciones. Y si llega sin haberlo hecho, recepción genera un QR para que lo haga ahí mismo.
- El QR del mostrador permite ver la reserva y hacer el check-in, pero no cancelarla, y caduca
- Recepción ve un aviso en cuanto el huésped completa algo, sin recargar la pantalla
- Doble marca de tiempo: qué hizo el huésped y qué validó recepción
Partes de viajeros
El fichero preparado para la autoridad correspondiente
Eliges el rango de fechas y descargas el fichero listo para subir. En Cataluña, el formato de texto para Mossos d’Esquadra. En el resto de España, el XML de SES.HOSPEDAJES. Cada informe generado queda registrado.
- Configuración por establecimiento: comunidad autónoma, códigos oficiales y dirección
- El sistema valida que cada fichero pertenezca a un establecimiento al que el usuario tiene acceso.
Recepción
La pantalla del día a día
Llegadas y salidas
Los números del día, los check-in y check-out pendientes y los huéspedes alojados.
Asignar desde el check-in
Si la reserva viene sin número de habitación, se asigna en la misma pantalla.
Firma digital
Firma del establecimiento y firma del viajero, guardadas con la ficha.
Menores
Campo de parentesco para los menores de catorce años, como exige la norma.
Preguntas frecuentes
¿Guardáis fotos de los DNI?
No. La imagen se usa para extraer los campos y se elimina después. En la base de datos quedan los datos del parte, que son los que la norma obliga a conservar, no la imagen.
¿Cuánto tiempo se conservan los datos del parte?
Tres años desde la finalización del servicio, que es el plazo que fija la norma. El panel te muestra el estado de esa retención dentro de la pantalla de seguridad.
¿Qué pasa si el huésped no hace el check-in online?
Nada se rompe: recepción completa el parte en el mostrador como siempre, con la opción de escanear el documento igualmente para no teclear.
¿Funciona para hostales y apartamentos turísticos?
Sí. La obligación de comunicar viajeros alcanza a hoteles, hostales, pensiones, apartamentos y alojamientos análogos, y el módulo está pensado para todos ellos.
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