Check-in e comunicazione degli ospiti
Check-in online e comunicazione degli ospiti senza dover inserire i dati a mano
L’ospite scansiona il proprio documento con il telefono e i dati si compilano automaticamente. Il ricevimento deve solo controllarli e convalidarli. Da lì si genera il file necessario da inviare all’autorità competente.
- Tutti i campi richiesti dal RD 933/2021
- Lettura automatica del documento o della zona a lettura meccanica del passaporto
- Contatore delle comunicazioni con avviso dei registri il cui termine di 24 ore sta per scadere
Scansiona documento
Allinea il documento dentro la cornice
- CognomeBAREA MARTÍNEZ
- NomeJAN
- N. documento·······4R
- NazionalitàES
- Data di nascita14 / 03 / 1988
Meno attese al ricevimento e meno dati da chiedere
Il cliente ha già fornito i suoi dati al momento della prenotazione. Prima di arrivare, può completare dal telefono le informazioni necessarie per la registrazione. Al ricevimento, il team deve solo controllare e convalidare i dati.
Lettura del documento
Inquadra il documento e i dati si compilano automaticamente
Una cornice guida aiuta l’ospite a inquadrare correttamente il documento con il telefono. Il sistema estrae automaticamente i dati principali: cognomi, nome, nazionalità, data di nascita e numero di documento. Dal retro ottiene la residenza. Tutte le informazioni vengono normalizzate automaticamente sul server, utilizzando formati e codici standardizzati.
- Le immagini si eliminano una volta estratti i dati: non conserviamo copie dei documenti
- Per altri documenti, il sistema può leggere la zona a lettura meccanica (MRZ) del passaporto
- Se la lettura automatica non è disponibile, il check-in continua a funzionare con l’inserimento manuale da tastiera
Scansiona documento
Allinea il documento dentro la cornice
- CognomeBAREA MARTÍNEZ
- NomeJAN
- N. documento·······4R
- NazionalitàES
- Data di nascita14 / 03 / 1988
Dal telefono dell’ospite
Prima di arrivare, o con un QR al banco
Il link dell’email di conferma porta al portale dell’ospite, dove completa i dati di tutti gli occupanti di tutte le sue camere. E se arriva senza averlo fatto, il ricevimento genera un QR perché lo faccia lì per lì.
- Il QR del banco permette di vedere la prenotazione e fare il check-in, ma non di cancellarla, e scade
- Il ricevimento riceve un avviso appena l’ospite completa qualcosa, senza ricaricare la schermata
- Doppia marca temporale: cosa ha fatto l’ospite e cosa ha convalidato il ricevimento
Comunicazioni alle autorità
Il file che ti chiede la tua autorità
Scegli l’intervallo di date e scarichi il file pronto da caricare. In Catalogna, il formato di testo per i Mossos d’Esquadra. Nel resto della Spagna, l’XML di SES.HOSPEDAJES. Ogni report generato resta registrato.
- Configurazione per struttura: comunità autonoma, codici ufficiali e indirizzo
- L’identificativo dell’hotel non arriva mai dalla richiesta: si accettano solo strutture che sono tue
Ricevimento
La schermata di tutti i giorni
Arrivi e partenze
I numeri del giorno, i check-in e i check-out in sospeso e chi è in casa.
Assegnare dal check-in
Se la prenotazione arriva senza numero di camera, si assegna nella stessa schermata.
Firma digitale
Firma della struttura e firma del viaggiatore, salvate insieme alla scheda.
Minori
Campo del grado di parentela per i minori di quattordici anni, come richiede la norma.
Domande frequenti
Conservate le foto dei documenti?
No. L’immagine serve a estrarre i campi e viene eliminata dopo. Nel database restano i dati della comunicazione, che sono quelli che la norma obbliga a conservare, non l’immagine.
Per quanto tempo si conservano i dati della comunicazione?
Tre anni dalla fine del servizio, che è il termine fissato dalla norma. Il pannello ti mostra lo stato di questa conservazione dentro la schermata di sicurezza.
Cosa succede se l’ospite non fa il check-in online?
Non si rompe nulla: il ricevimento completa la comunicazione al banco come sempre, con la possibilità di scansionare comunque il documento per non digitare.
Funziona per ostelli e appartamenti turistici?
Sì. L’obbligo di comunicare gli ospiti riguarda hotel, ostelli, pensioni, appartamenti e strutture analoghe, e il modulo è pensato per tutti.
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