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Incassare con carta e collegare i tuoi canali

Due cose che si fanno una volta sola e poi funzionano da sole. Non serve sapere niente di tecnico: in nessun momento dovrai copiare chiavi o configurare cose strane.

Parte 1

Incassare le prenotazioni con carta

Circa cinque minuti. Si fa una volta sola.

Prima di cominciare, tieni a portata di mano

I dati fiscali della struttura —nome, indirizzo e NIF— e il numero del conto bancario su cui vuoi ricevere i soldi.

Gli incassi li gestisce Stripe, il sistema di pagamento che usa la maggior parte degli hotel. I soldi arrivano direttamente sul tuo conto: Hostelum non li tocca in nessun momento.

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Nel tuo pannello, entra in Oferta y canales › Motor de reservas (Offerta e canali › Motore di prenotazione) e apri la scheda Pagos (Pagamenti). Lì dentro c'è la sezione «Cobros con Stripe» (Incassi con Stripe).
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Premi il pulsante Conectar con Stripe (Collega con Stripe).
È l'unico pulsante che c'è. Se vedi moduli che ti chiedono delle chiavi, non sei nel posto giusto.
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Ti porta alla pagina di Stripe. Se hai già un account Stripe, entra con quello e usalo. Se non ce l'hai, lo crei lì sul momento.
Vedrai i tuoi dati già compilati —nome, paese, valuta e indirizzo email—: li invia Hostelum così non devi scriverli tu.
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Stripe ti chiederà di confermare chi sei e dove vuoi ricevere i soldi. È la parte più lunga, e la fanno tutti una volta.
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Alla fine torni da solo su Hostelum. Quando compare «tu cuenta de Stripe está conectada» (il tuo account Stripe è collegato), puoi già incassare.

Se ti dice che Stripe sta controllando i tuoi dati

È normale e non hai sbagliato niente. Gli incassi si attivano da soli appena il controllo finisce, di solito in poche ore. Se passa più di un giorno, entra nel tuo pannello di Stripe: quasi sempre manca un documento da caricare.

Parte 2

Collegare i tuoi canali di vendita

Booking.com, Airbnb, Expedia e una ventina di altri.

Prima di cominciare, tieni a portata di mano

Le tue credenziali di accesso all'extranet di ogni canale, e l'identificativo della tua struttura su ciascuno. Booking.com lo chiama Hotel ID, Expedia Property ID e Hostelworld property number. Si trova nell'extranet stesso, e se non lo trovi te lo danno loro.

Una volta collegato, la disponibilità e i prezzi si sincronizzano da soli nei due sensi: quello che vendi su un canale smette di essere libero sugli altri. L'ordine conta: prima si autorizza dal canale e poi si collega in Hostelum, mai al contrario.

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Comincia dal canale, non da Hostelum. Su Booking.com, entra nel tuo extranet e cerca la sezione dei fornitori di connettività: lì devi autorizzare il fornitore che ti avremo indicato nell'email di attivazione. Expedia, Hostelworld e quasi tutti gli altri funzionano allo stesso modo, ognuno con il proprio nome per quella sezione.
È il passaggio che più gente salta e quello che genera più telefonate. Se lo lasci per dopo, Hostelum ti dirà che non riconosce il tuo identificativo: non è colpa tua né un errore del programma, è che manca questa autorizzazione.
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Airbnb è l'eccezione: non c'è nessun extranet da toccare né nessun identificativo da copiare. Si autorizza con un pulsante dal tuo account Airbnb, come con Stripe.
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Ora in Hostelum, entra in Oferta y canales › Channel manager (Offerta e canali › Channel manager) e scegli il canale dall'elenco.
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Incolla l'identificativo della tua struttura nella casella che ti viene chiesta. Ogni canale lo chiama in modo diverso: su Booking.com è l'Hotel ID, su Expedia il Property ID e su Hostelworld il property number.
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Abbina le tue camere e le tue tariffe alle loro. Serve a dire al canale che «la tua camera doppia» e «la mia camera doppia» sono la stessa.
Hostelum propone l'abbinamento in base al nome; tu devi solo confermare o correggere.
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Controlla che il canale risulti segnato come «Sincronizado» (Sincronizzato), con la data e l'ora di poco fa.

Molto importante finché un canale è collegato

I prezzi, la disponibilità e le restrizioni si cambiano solo da Hostelum, nel Planificador (il planning). Se li tocchi anche nell'extranet del canale, uno sovrascriverà l'altro e ti ritroverai con prezzi che non sono i tuoi.

I dubbi che vengono sempre

Chi incassa i soldi delle mie prenotazioni?

Tu. L'incasso avviene a nome della tua struttura e i soldi arrivano sul tuo account Stripe, che li trasferisce alla tua banca. Hostelum non custodisce fondi e non trattiene in nessun momento una commissione del sistema di pagamento.

Devo dare a qualcuno le mie chiavi?

No. Mai. Né a Hostelum né a nessun altro. Tutto il procedimento si fa con dei pulsanti ed entrando nel tuo account. Se qualcuno ti chiede una chiave segreta per collegare il tuo Stripe, diffida.

Ho già Stripe con un altro programma. Posso usarlo lo stesso?

Sì, se è un account Stripe tuo, di quelli normali. Uno stesso account può essere collegato a più programmi alla volta, quindi puoi tenerli tutti e due in funzione mentre fai il passaggio, con calma. C'è un caso in cui non si può: se il tuo programma precedente ti ha creato un account di quelli chiamati Express, quello appartiene a quel programma e non si può riutilizzare. Si capisce perché con quello non riesci a entrare nel pannello di Stripe. In quel caso ne crei uno tuo, e ci metti lo stesso tempo.

Hostelum dice che non riconosce il mio Hotel ID e sono sicuro che è giusto.

Quasi sempre vuol dire che manca l'autorizzazione nell'extranet del canale, non che il numero sia sbagliato. Il canale deve aver accettato prima il collegamento con il fornitore di connettività che ti abbiamo indicato; finché non succede, il tuo identificativo non risulta a nessuno. Controllalo nell'extranet del canale e, se l'hai già autorizzato, dicci quando: a volte ci mettono qualche ora a darlo per buono.

Il mio motore di prenotazione dice che non c'è disponibilità e invece c'è.

Nella maggior parte dei casi il soggiorno cercato è più corto del tuo soggiorno minimo. Se hai un minimo di tre notti, una ricerca di una notte non restituisce niente. Controllalo nel Planificador.

Posso smettere di incassare online più avanti?

Sì. Nella stessa scheda Pagos puoi disattivare gli incassi online o scollegare il tuo account Stripe quando vuoi. Il tuo account resta tuo, con il suo storico e i suoi soldi.

Se ti blocchi in un punto qualsiasi, fermati e scrivici prima di andare avanti: è più veloce che disfare tutto dopo. Nessuno di questi passaggi è urgente o irreversibile.

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