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Encaisser par carte et connecter vos canaux

Deux choses qui se font une seule fois et qui fonctionnent ensuite toutes seules. Aucune connaissance technique n'est nécessaire : à aucun moment vous n'aurez à copier des clés ni à configurer quoi que ce soit de compliqué.

Partie 1

Encaisser les réservations par carte

Environ cinq minutes. Une seule fois.

Avant de commencer, ayez sous la main

Les données fiscales de l'établissement — nom, adresse et NIF — et le numéro du compte bancaire sur lequel vous voulez recevoir l'argent.

Les paiements sont gérés par Stripe, la passerelle de paiement qu'utilisent la plupart des hôtels. L'argent arrive directement sur votre compte : Hostelum n'y touche à aucun moment.

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Dans votre panneau, allez dans Oferta y canales › Motor de reservas (Offre et canaux › Moteur de réservation) et ouvrez l'onglet Pagos (Paiements). Vous y trouverez la section « Cobros con Stripe » (Encaissements avec Stripe).
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Appuyez sur le bouton Conectar con Stripe (Connecter avec Stripe).
C'est le seul bouton présent. Si vous voyez des formulaires qui vous demandent des clés, vous n'êtes pas au bon endroit.
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Vous arrivez sur la page de Stripe. Si vous avez déjà un compte Stripe, connectez-vous avec celui-ci et utilisez-le. Si vous n’en avez pas, vous le créez sur place.
Vos données sont déjà remplies — nom, pays, devise et adresse électronique — : Hostelum les envoie pour que vous n'ayez pas à les saisir.
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Stripe vous demandera de confirmer qui vous êtes et où vous voulez recevoir l'argent. C'est la partie la plus longue, et tout le monde la fait une fois.
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À la fin, vous revenez tout seul sur Hostelum. Quand il affiche « tu cuenta de Stripe está conectada » (votre compte Stripe est connecté), vous pouvez encaisser.

S’il vous dit que Stripe vérifie vos données

C'est normal et vous n'avez rien fait de mal. Les paiements s'activent tout seuls dès que la vérification est terminée, en général en quelques heures. Si plus d'une journée passe, allez dans votre panneau Stripe : il manque presque toujours un document à envoyer.

Partie 2

Connecter vos canaux de vente

Booking.com, Airbnb, Expedia et une vingtaine d'autres.

Avant de commencer, ayez sous la main

Vos codes d'accès à l'extranet de chaque canal, et l'identifiant de votre établissement sur chacun d'eux. Booking.com l'appelle Hotel ID, Expedia Property ID et Hostelworld property number. Il se trouve dans l'extranet lui-même, et si vous ne le trouvez pas, ils vous le donnent.

Une fois la connexion faite, les disponibilités et les tarifs se synchronisent tout seuls dans les deux sens : ce que vous vendez sur un canal cesse d'être libre sur les autres. L'ordre compte : vous autorisez d'abord depuis le canal, puis vous connectez dans Hostelum, jamais l'inverse.

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Commencez par le canal, pas par Hostelum. Sur Booking.com, entrez dans votre extranet et cherchez la section des fournisseurs de connectivité : vous devez y autoriser le fournisseur que nous vous aurons indiqué dans l'e-mail d'inscription. Expedia, Hostelworld et presque tous les autres fonctionnent pareil, chacun avec son propre nom pour cette section.
C'est l'étape que le plus de gens oublient et celle qui génère le plus d'appels. Si vous la laissez pour plus tard, Hostelum vous dira qu'il ne reconnaît pas votre identifiant : ce n'est ni votre faute ni une panne du programme, c'est qu'il manque cette autorisation.
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Airbnb fait exception : aucun extranet où aller ni identifiant à copier. L'autorisation se donne avec un bouton depuis votre propre compte Airbnb, comme pour Stripe.
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Une fois dans Hostelum, allez dans Oferta y canales › Channel manager (Offre et canaux › Channel manager) et choisissez le canal dans la liste.
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Collez l'identifiant de votre établissement dans la case demandée. Chaque canal l'appelle à sa façon : sur Booking.com c'est le Hotel ID, sur Expedia le Property ID et sur Hostelworld le property number.
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Associez vos chambres et vos tarifs aux leurs. Il s'agit de dire au canal que « votre chambre double » et « ma chambre double » sont la même.
Hostelum propose l'association par le nom ; vous n'avez qu'à confirmer ou corriger.
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Vérifiez que le canal est bien marqué comme « Sincronizado » (Synchronisé), avec la date et l'heure d'il y a un instant.

Très important tant qu'un canal est connecté

Les tarifs, les disponibilités et les restrictions se modifient uniquement depuis Hostelum, dans le Planificador (le planning). Si vous y touchez aussi dans l'extranet du canal, l'un écrasera l'autre et vous vous retrouverez avec des tarifs qui ne sont pas les vôtres.

Les questions qui reviennent toujours

Qui encaisse l'argent de mes réservations ?

Vous. Le paiement est encaissé au nom de votre établissement et l'argent arrive sur votre compte Stripe, qui le vire vers votre banque. Hostelum ne détient jamais de fonds et ne prend à aucun moment de commission sur la passerelle.

Dois-je donner mes clés à quelqu’un ?

Non. Jamais. Ni à Hostelum ni à personne. Tout le processus se fait avec des boutons et en vous connectant à votre propre compte. Si quelqu'un vous demande une clé secrète pour connecter votre Stripe, méfiez-vous.

J'ai déjà Stripe avec un autre logiciel. Puis-je quand même l'utiliser ?

Oui, s'il s'agit d'un compte Stripe à vous, un compte ordinaire. Un même compte peut être connecté à plusieurs logiciels en même temps : vous pouvez donc garder les deux en marche pendant le changement, sans vous presser. Un seul cas ne fonctionne pas : si votre logiciel précédent vous a créé un compte dit Express, ce compte appartient à ce logiciel et ne peut pas être réutilisé. Cela se voit parce que vous ne pouvez pas entrer dans le panneau de Stripe avec. Dans ce cas, vous créez le vôtre, et cela prend le même temps.

Hostelum dit qu'il ne reconnaît pas mon Hotel ID alors que je suis sûr qu'il est bon.

Presque toujours, cela veut dire qu'il manque l'autorisation dans l'extranet du canal, et non que le numéro est faux. Le canal doit avoir accepté au préalable la connexion avec le fournisseur de connectivité que nous vous avons indiqué ; tant que ce n'est pas fait, personne n'a trace de votre identifiant. Vérifiez-le dans l'extranet du canal et, si vous l'avez déjà autorisé, dites-nous quand : ils mettent parfois quelques heures à le valider.

Mon moteur de réservation dit qu'il n'y a pas de disponibilité alors qu'il y en a.

Le plus souvent, le séjour recherché est plus court que votre séjour minimum. Si vous avez un minimum de trois nuits, une recherche pour une nuit ne renvoie rien. Vérifiez-le dans le Planificador.

Puis-je arrêter d'encaisser en ligne plus tard ?

Oui. Dans ce même onglet Pagos, vous pouvez désactiver les paiements en ligne ou déconnecter votre compte Stripe quand vous voulez. Votre compte reste le vôtre, avec son historique et son argent.

Si vous bloquez à un moment quelconque, arrêtez-vous et écrivez-nous avant de continuer : c'est plus rapide que de tout défaire après. Aucune de ces étapes n'est urgente ni irréversible.

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