Registre des voyageurs · RD 933/2021
Le registre des voyageurs, sans épeler lettre par lettre
Le client cadre sa pièce d’identité avec son téléphone, les champs se remplissent seuls et la réception valide. De là sort le fichier destiné à l’autorité qui vous concerne, avec le délai de 24 heures suivi.
- Les 13 champs du RD 933/2021, y compris le numéro de support du document
- Fichier pour SES.HOSPEDAJES ou pour les Mossos d’Esquadra
- Compteur des fiches dont le délai arrive à échéance
Scanner le document
Alignez le document dans le cadre
- NomBAREA MARTÍNEZ
- PrénomJAN
- N° de document·······4R
- NationalitéES
- Date de naissance14 / 03 / 1988
Le problème n’est pas la règle. C’est la saisie.
Treize champs par personne, dictés au comptoir avec la file derrière et un passeport que personne n’arrive à lire. Ensuite quelqu’un doit vérifier le fichier, corriger les erreurs de transcription et le déposer avant l’échéance. Multiplié par chaque arrivée de l’année.
Le délai commence plus tôt que vous ne le croyez
Les 24 heures courent depuis la réservation, pas depuis le check-in. Quand la fiche se fait à l’arrivée du client, beaucoup naissent déjà hors délai.
Les erreurs se découvrent au dépôt
Un numéro de support mal recopié ou une date au mauvais format fait tomber le fichier entier, et vous l’apprenez au moment de le déposer.
Et les photos des pièces d’identité finissent n’importe où
Dans la boîte mail de la réception, dans un WhatsApp, dans un dossier partagé. La règle vous oblige à conserver les données, pas l’image du document.
Comment ça marche
Trois étapes, et aucune n’est de la saisie
Le même circuit sert au client qui le fait depuis chez lui et à celui qui arrive sans l’avoir fait.
Le client reçoit un lien
Il part dans l’e-mail de confirmation de la réservation. Il ouvre le portail sur son téléphone, sans rien installer et sans mot de passe.
Il cadre le document
Un cadre guide la carte d’identité ou le passeport. Le recto donne noms, prénom, nationalité, date de naissance et numéro ; le verso donne l’adresse. L’image est supprimée dès les champs extraits.
La réception valide et télécharge
L’écran de réception signale dès qu’un client complète quelque chose. Vous choisissez la plage de dates et téléchargez le fichier prêt à déposer sur la plateforme officielle.
Ce que ça comprend
Tout ce que la formalité exige
Et ce dont l’établissement a besoin autour de la formalité, là où les outils à usage unique s’arrêtent.
Lecture du document
Carte d’identité, passeport ou titre de séjour, lus depuis une photo prise avec le téléphone du client. Les champs sont normalisés avant d’être enregistrés.
Le délai, suivi
La réception voit combien de fiches sont en attente et lesquelles approchent de l’échéance.
Rattaché à la réservation
Ce n’est pas un formulaire isolé : les données atterrissent sur la fiche du séjour, à côté de la chambre, du paiement et de la facture.
Sans donner plus d’accès qu’il n’en faut
La réception peut compléter les fiches sans voir les tarifs, la facturation ni la gestion des utilisateurs. Les permissions vont par section.
À la main comparé à Hostelum
Un établissement de 25 chambres avec deux personnes par séjour représente de l’ordre de 8 000 fiches par an.
| Comme on le fait d’habitude | Avec Hostelum | |
|---|---|---|
| Qui saisit les données | La réception, sous la dictée au comptoir | Le client, depuis son téléphone, avant d’arriver |
| Quand cela se fait | À l’arrivée, le délai ayant déjà commencé | Dès que la réservation est confirmée |
| Numéro du document | Tapé en lisant la pièce à l’envers | Lu sur la photo et normalisé |
| Erreurs de transcription | Elles apparaissent au dépôt du fichier | Évitées à la source ; le format est validé avant |
| Suivi du délai | La mémoire de la personne de garde | Un compteur des fiches à échéance sur l’écran de réception |
| Images des documents | Des photos dans une boîte mail ou un dossier | Supprimées une fois les champs extraits |
| Où finissent les données | Dans un formulaire séparé du PMS | Sur la fiche de réservation, avec le reste du séjour |
| Coût | Un outil de plus, avec son tarif par fiche | Compris dans le PMS, sans coût par fiche |
Selon l’endroit où se trouve votre établissement
Toute l’Espagne n’envoie pas au même endroit ni dans le même format, et un logiciel qui n’en prévoit qu’un est trop court.
Catalogne
Fichier pour le registre des voyageurs des Mossos d’Esquadra, avec son propre format et son code d’établissement.
Reste de l’Espagne
XML pour SES.HOSPEDAJES, la plateforme du ministère de l’Intérieur qui a remplacé Hospederías et WebPol.
Paramétré par établissement
Région, codes officiels et adresse sont enregistrés par établissement : un groupe avec des hôtels dans plusieurs régions fonctionne sans bricolage.
Prix
Sans coût par fiche
Ce n’est pas vendu à part et ce n’est pas facturé au document : c’est compris dans le plan Essentiel, celui-là même qui apporte le PMS, le moteur de réservation et le channel manager.
Sans frais de mise en service et sans engagement. Et sans un fournisseur de plus à appeler quand ça coince.
Voir les offresQuestions fréquentes
Qu’est-ce que le registre des voyageurs espagnol exactement ?
C’est la communication des données de chaque client aux autorités, obligatoire pour les hôtels, auberges, pensions, appartements touristiques et hébergements analogues. Elle est régie par le décret royal 933/2021, et le ministère de l’Intérieur l’exige par voie électronique via SES.HOSPEDAJES depuis décembre 2024.
Sous quel délai faut-il l’envoyer ?
La règle parle de communication immédiate et, en tout état de cause, sous 24 heures au maximum. Le délai part du premier des trois événements : la réservation, la signature du contrat ou le début du service — pas du check-in.
Hostelum l’envoie-t-il automatiquement ?
Non. Nous produisons le fichier prêt à déposer et nous suivons le délai, mais le dépôt sur la plateforme officielle, c’est vous qui le faites. Il n’existe pas aujourd’hui d’intégration par API avec SES.HOSPEDAJES ni avec les Mossos, et nous préférons le dire d’emblée.
Gardez-vous les photos des pièces d’identité ?
Non. L’image sert à extraire les champs puis elle est supprimée. Restent en base les données de la fiche, celles que la règle oblige à conserver — pas la photographie du document.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Trois ans à compter de la fin du service, c’est le délai du règlement. Ensuite elles sont purgées. L’écran de sécurité du panneau permet de vérifier que cette conservation est réellement appliquée.
Mon établissement est en Catalogne. Est-ce que ça marche pareil ?
Oui, et c’est précisément là que beaucoup d’outils échouent. Vous paramétrez la région et le code d’établissement, et Hostelum produit le fichier au format du registre des Mossos d’Esquadra au lieu du XML de SES.HOSPEDAJES.
Et si le client ne fait pas le check-in en ligne ?
Rien de grave : la réception complète la fiche au comptoir comme toujours, avec la possibilité de scanner le document plutôt que de taper. Vous pouvez aussi générer un QR pour qu’il le fasse sur place depuis son téléphone.
Est-ce utile pour des appartements touristiques sans réception ?
C’est là que ça se voit le plus. Le client complète la fiche depuis son téléphone avant d’arriver et vous validez d’où vous êtes, sans que personne n’attende personne devant une porte.
Combien ça coûte ?
C’est compris dans le plan Essentiel, avec le PMS, le moteur de réservation et le channel manager. Nous ne facturons ni à la fiche ni au document lu.
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