Check-in et déclaration des voyageurs
Check-in en ligne et déclaration des voyageurs sans avoir à saisir les données manuellement
Le client scanne son document avec son téléphone et les données se remplissent automatiquement. La réception n’a plus qu’à les vérifier et les valider. À partir de là, le fichier nécessaire est généré pour être envoyé à l’autorité correspondante.
- Tous les champs requis par le RD 933/2021
- Lecture automatique du document ou de la zone de lecture mécanique du passeport
- Compteur de déclarations avec alerte sur les enregistrements dont le délai de 24 heures est sur le point d’expirer
Scanner le document
Alignez le document dans le cadre
- NomBAREA MARTÍNEZ
- PrénomJAN
- N° de document·······4R
- NationalitéES
- Date de naissance14 / 03 / 1988
Moins d’attente à la réception et moins de données à demander
Le client a déjà fourni ses données au moment de réserver. Avant d’arriver, il peut compléter depuis son téléphone les informations nécessaires à l’enregistrement. À la réception, l’équipe n’a plus qu’à vérifier et valider les données.
Lecture du document
Cadrez le document et les données se remplissent automatiquement
Un cadre de guidage aide le client à bien cadrer le document avec son téléphone. Le système extrait automatiquement les données principales : nom, prénom, nationalité, date de naissance et numéro de document. Du verso, il obtient l’adresse. Toutes les informations sont normalisées automatiquement côté serveur, avec des formats et des codes standardisés.
- Les images sont supprimées une fois les données extraites : nous ne stockons aucune copie des documents
- Pour les autres documents, le système peut lire la zone de lecture mécanique (MRZ) du passeport
- Si la lecture automatique n’est pas disponible, le check-in continue de fonctionner par saisie manuelle au clavier
Scanner le document
Alignez le document dans le cadre
- NomBAREA MARTÍNEZ
- PrénomJAN
- N° de document·······4R
- NationalitéES
- Date de naissance14 / 03 / 1988
Depuis le téléphone du client
Avant l’arrivée, ou avec un QR au comptoir
Le lien de l’e-mail de confirmation mène au portail client, où il complète la déclaration pour tous les occupants de toutes ses chambres. Et s’il arrive sans l’avoir fait, la réception génère un QR pour qu’il la remplisse sur place.
- Le QR du comptoir permet de voir la réservation et de faire le check-in, mais pas de l’annuler, et il expire
- La réception reçoit une notification dès que le client complète quelque chose, sans recharger l’écran
- Double horodatage : ce qu’a fait le client et ce qu’a validé la réception
Déclarations des voyageurs
Le fichier que votre autorité vous demande
Vous choisissez la plage de dates et vous téléchargez le fichier prêt à téléverser. En Catalogne, le format texte pour les Mossos d’Esquadra. Dans le reste de l’Espagne, le XML de SES.HOSPEDAJES. Chaque rapport généré est enregistré.
- Configuration par établissement : communauté autonome, codes officiels et adresse
- L’identifiant de l’hôtel ne vient jamais de la requête : seuls les établissements qui vous appartiennent sont acceptés
Réception
L’écran du quotidien
Arrivées et départs
Les chiffres du jour, les check-in et check-out en attente et qui est sur place.
Attribuer depuis le check-in
Si la réservation arrive sans numéro de chambre, on l’attribue sur le même écran.
Signature numérique
Signature de l’établissement et signature du voyageur, conservées avec la fiche.
Mineurs
Champ de lien de parenté pour les moins de quatorze ans, comme l’exige la réglementation.
Questions fréquentes
Conservez-vous les photos des pièces d’identité ?
Non. L’image sert à extraire les champs puis elle est supprimée. Dans la base de données restent les données de la déclaration, celles que la réglementation oblige à conserver, pas l’image.
Combien de temps les données de la déclaration sont-elles conservées ?
Trois ans à compter de la fin de la prestation, c’est le délai fixé par la réglementation. Le back-office vous montre l’état de cette conservation dans l’écran de sécurité.
Que se passe-t-il si le client ne fait pas le check-in en ligne ?
Rien ne casse : la réception complète la déclaration au comptoir comme d’habitude, avec la possibilité de scanner quand même le document pour éviter la saisie.
Est-ce que ça marche pour les auberges et les appartements touristiques ?
Oui. L’obligation de déclarer les voyageurs concerne les hôtels, les auberges, les pensions, les appartements et les hébergements assimilés, et le module est pensé pour tous.
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