Part de viatgers · RD 933/2021
El part de viatgers, sense dictar lletra per lletra
L’hoste enfoca el seu document amb el mòbil, els camps s’omplen sols i recepció valida. D’aquí surt el fitxer per al registre de viatgers dels Mossos d’Esquadra, amb el termini de 24 hores controlat.
- Els 13 camps del RD 933/2021, inclòs el número de suport
- Fitxer per al registre dels Mossos d’Esquadra, i XML per a la resta de l’Estat
- Comptador de parts amb el termini a punt de vèncer
Escanejar document
Alinea el document dins del marc
- CognomsBAREA MARTÍNEZ
- NomJAN
- Núm. de document·······4R
- NacionalitatES
- Data de naixement14 / 03 / 1988
El problema no és la norma. És teclejar.
Tretze camps per persona, dictats al taulell amb cua al darrere i un passaport que ningú sap llegir. Després algú ha de revisar el fitxer, corregir els errors de transcripció i pujar-lo abans que venci el termini. Multiplicat per cada arribada de l’any.
El termini comença abans del que et penses
Les 24 hores compten des de la reserva, no des del check-in. Quan el part es fa en arribar el client, molts ja neixen fora de termini.
Els errors els descobreixes en pujar
Un número de suport mal copiat o una data amb el format canviat invalida el fitxer sencer, i ho saps quan ja l’estàs pujant.
I les fotos dels DNI acaben a qualsevol lloc
Al correu de recepció, en un WhatsApp, en una carpeta compartida. La norma t’obliga a conservar les dades, no la imatge del document.
Com funciona
Tres passos, i cap és teclejar
El mateix circuit serveix per a l’hoste que ho fa des de casa i per al que arriba sense haver-ho fet.
L’hoste rep un enllaç
Va dins del correu de confirmació de la reserva. Obre el portal al seu mòbil, sense instal·lar res i sense contrasenya.
Enfoca el document
Un marc guia enquadra el DNI o el passaport. De l’anvers en surten cognoms, nom, nacionalitat, data de naixement i número; del revers, el domicili. La imatge s’esborra així que se n’extreuen els camps.
Recepció valida i descarrega
La pantalla de recepció avisa així que l’hoste completa alguna cosa. Tries el rang de dates i descarregues el fitxer llest per pujar a la plataforma oficial.
Què inclou
Tot el que el tràmit necessita
I el que necessita l’hotel al voltant del tràmit, que és on les eines d’un sol ús es queden curtes.
Lectura del document
Extracció dels camps a partir d’una foto, amb normalització de dates i codis de país. Si falla, el formulari continua sent-hi.
QR al taulell
Per a l’hoste que arriba sense haver-ho fet. L’enllaç permet veure la reserva i fer el check-in, però no cancel·lar-la, i caduca.
Tots els ocupants
El titular omple el part dels acompanyants de totes les seves habitacions, amb el camp de parentiu per als menors de catorze anys.
Control del termini
Comptador de parts amb les 24 hores a punt de vèncer, a la mateixa pantalla on treballa recepció.
Signatura digital
Signatura de l’establiment i del viatger, desades juntament amb la fitxa de l’estada.
Retenció de tres anys
El termini que fixa la norma, amb la purga després. Ni menys, que incompleix, ni per sempre, que també.
Connectat amb la reserva
No és un formulari solt: les dades aterren a la fitxa de l’estada, al costat de l’habitació, el pagament i la factura.
Sense donar accés de més
Recepció pot completar parts sense veure tarifes, facturació ni gestió d’usuaris. Els permisos van per secció.
A mà contra amb Hostelum
Un allotjament de 25 habitacions amb dues persones per estada mou de l’ordre de 8.000 parts a l’any.
| Com es fa normalment | Amb Hostelum | |
|---|---|---|
| Qui introdueix les dades | Recepció, dictades al taulell | L’hoste, des del seu mòbil, abans d’arribar |
| Quan es fa | En arribar el client, amb el termini ja corrent | Des que es confirma la reserva |
| Número de document | Es tecleja llegint el DNI a l’inrevés | Es llegeix de la foto i es normalitza |
| Errors de transcripció | Apareixen en pujar el fitxer | S’eviten a l’origen; el format es valida abans |
| Control del termini | La memòria de qui estigui de torn | Comptador de parts a punt de vèncer a recepció |
| Imatges dels documents | Fotos al correu o en una carpeta | S’eliminen després d’extreure’n els camps |
| On acaben les dades | En un formulari a part del PMS | A la fitxa de la reserva, amb la resta de l’estada |
| Cost | Una eina més, amb la seva quota per part | Inclòs al PMS, sense cost per part |
Segons on sigui el teu allotjament
A Catalunya el part no va a la mateixa plataforma que a la resta de l’Estat, ni amb el mateix format. Un programari que només contempli una de les dues vies es queda curt.
Catalunya
Fitxer per al registre de viatgers dels Mossos d’Esquadra, amb el seu format propi i el teu codi d’establiment.
Resta de l’Estat
XML per a SES.HOSPEDAJES, la plataforma del Ministeri de l’Interior que va substituir Hospederías i WebPol.
Configurat per establiment
Comunitat autònoma, codis oficials i adreça es desen per establiment, així que un grup amb hotels a diverses comunitats funciona sense pedaços.
Preu
Sense cost per part
Això no es ven a part ni es cobra per document: va inclòs al pla Essencial, el mateix que porta el PMS, el motor de reserves i el channel manager.
Sense cost d’alta i sense permanència. I sense un proveïdor més a qui trucar quan alguna cosa falla.
Veure plansPreguntes freqüents
Què és exactament el part de viatgers?
És la comunicació de les dades de cada hoste a les autoritats, obligatòria per a hotels, hostals, pensions, apartaments turístics i allotjaments anàlegs. La regula el Reial decret 933/2021 i s’exigeix per via electrònica des del desembre del 2024. A Catalunya la comunicació va al registre de viatgers dels Mossos d’Esquadra.
En quant de temps s’ha d’enviar?
La norma parla de comunicació immediata i, en tot cas, en un termini màxim de 24 hores. El termini comença en el moment que passi primer entre la reserva, la formalització del contracte o l’inici del servei, no en el check-in.
Hostelum l’envia automàticament?
No. Generem el fitxer llest per pujar i controlem el termini, però la pujada a la plataforma oficial la fas tu. Avui no existeix una integració per API ni amb el registre dels Mossos d’Esquadra ni amb SES.HOSPEDAJES, i ho preferim dir abans que després.
Deseu les fotos dels DNI?
No. La imatge es fa servir per extreure els camps i s’elimina. A la base de dades hi queden les dades del part, que són les que la norma obliga a conservar, no la fotografia del document.
Quant de temps es conserven les dades?
Tres anys des de la finalització del servei, que és el termini del reglament. Després es purguen. A la pantalla de seguretat del tauler pots comprovar que aquesta retenció s’està complint de debò.
Genera el fitxer dels Mossos d’Esquadra? I si soc fora de Catalunya?
A Catalunya, Hostelum genera el fitxer del registre de viatgers dels Mossos, amb el seu format propi i el teu codi d’establiment. Fora de Catalunya, l’XML de SES.HOSPEDAJES. Es configura una vegada per establiment, així que un grup amb hotels dins i fora funciona sense pedaços.
I si l’hoste no fa el check-in online?
No passa res: recepció completa el part al taulell com sempre, amb l’opció d’escanejar el document igualment per no teclejar. També pots generar un QR perquè el faci allà mateix des del seu mòbil.
Funciona per a apartaments turístics sense recepció?
És on més es nota. L’hoste completa el part des del seu mòbil abans d’arribar i tu el valides des d’on siguis, sense que ningú hagi d’esperar ningú en una porta.
Quant costa?
Va inclòs al pla Essencial, juntament amb el PMS, el motor de reserves i el channel manager. No cobrem per part ni per document llegit.
El puc fer servir sense canviar de PMS?
El mòdul forma part d’Hostelum i s’aguanta sobre la fitxa de la reserva, així que no es ven solt. Si el que busques és només el tràmit, hi ha eines específiques; si el tràmit és un símptoma que el teu programari actual se’t queda curt, parlem-ne.
Posa-ho en marxa aquesta setmana
Et migrem les tarifes, connectem els teus canals i obrim la venda. Sense cost d’alta i sense permanència.