Registro viaggiatori · RD 933/2021
Il registro viaggiatori, senza dettare lettera per lettera
L’ospite inquadra il documento con il telefono, i campi si compilano da soli e il ricevimento convalida. Da lì esce il file per l’autorità che ti compete, con il termine di 24 ore tenuto sotto controllo.
- I 13 campi del RD 933/2021, compreso il numero di supporto del documento
- File per SES.HOSPEDAJES o per i Mossos d’Esquadra
- Contatore delle schede con il termine in scadenza
Scansiona documento
Allinea il documento dentro la cornice
- CognomeBAREA MARTÍNEZ
- NomeJAN
- N. documento·······4R
- NazionalitàES
- Data di nascita14 / 03 / 1988
Il problema non è la norma. È digitare.
Tredici campi a persona, dettati al banco con la fila dietro e un passaporto che nessuno riesce a leggere. Poi qualcuno deve controllare il file, correggere gli errori di trascrizione e caricarlo prima della scadenza. Moltiplicato per ogni arrivo dell’anno.
Il termine parte prima di quanto credi
Le 24 ore decorrono dalla prenotazione, non dal check-in. Quando la scheda si fa all’arrivo del cliente, molte nascono già fuori termine.
Gli errori li scopri al caricamento
Un numero di supporto copiato male o una data nel formato sbagliato fa cadere l’intero file, e lo scopri mentre lo stai caricando.
E le foto dei documenti finiscono ovunque
Nella posta del ricevimento, in una chat, in una cartella condivisa. La norma ti obbliga a conservare i dati, non l’immagine del documento.
Come funziona
Tre passaggi, e nessuno è digitare
Lo stesso percorso vale per l’ospite che lo fa da casa e per quello che arriva senza averlo fatto.
L’ospite riceve un link
Viaggia nell’email di conferma della prenotazione. Apre il portale dal telefono, senza installare nulla e senza password.
Inquadra il documento
Una cornice guida la carta d’identità o il passaporto. Dal fronte escono cognomi, nome, nazionalità, data di nascita e numero; dal retro l’indirizzo. L’immagine viene cancellata non appena i campi sono estratti.
Il ricevimento convalida e scarica
La schermata del ricevimento segnala appena un ospite completa qualcosa. Scegli l’intervallo di date e scarichi il file pronto da caricare sulla piattaforma ufficiale.
Che cosa comprende
Tutto quello che l’adempimento richiede
E quello che serve alla struttura attorno all’adempimento, dove gli strumenti monouso si fermano.
Lettura del documento
Carta d’identità, passaporto o permesso di soggiorno, letti da una foto scattata con il telefono dell’ospite. I campi vengono normalizzati prima di essere salvati.
Il termine, monitorato
Il ricevimento vede quante schede sono in sospeso e quali si avvicinano alla scadenza.
Agganciato alla prenotazione
Non è un modulo isolato: i dati atterrano sulla scheda del soggiorno, accanto alla camera, al pagamento e alla fattura.
Senza dare più accessi del necessario
Il ricevimento può completare le schede senza vedere tariffe, fatturazione o gestione utenti. I permessi vanno per sezione.
A mano rispetto a Hostelum
Una struttura da 25 camere con due persone a soggiorno muove nell’ordine di 8.000 schede all’anno.
| Come si fa di solito | Con Hostelum | |
|---|---|---|
| Chi inserisce i dati | Il ricevimento, sotto dettatura al banco | L’ospite, dal telefono, prima di arrivare |
| Quando si fa | All’arrivo, con il termine già in corso | Da quando la prenotazione è confermata |
| Numero del documento | Digitato leggendo il documento al contrario | Letto dalla foto e normalizzato |
| Errori di trascrizione | Emergono al caricamento del file | Evitati all’origine; il formato è convalidato prima |
| Controllo del termine | La memoria di chi è di turno | Un contatore delle schede in scadenza sulla schermata del ricevimento |
| Immagini dei documenti | Foto nella posta o in una cartella | Cancellate una volta estratti i campi |
| Dove finiscono i dati | In un modulo separato dal PMS | Sulla scheda della prenotazione, con il resto del soggiorno |
| Costo | Uno strumento in più, con il suo canone a scheda | Compreso nel PMS, senza costo a scheda |
A seconda di dove si trova la struttura
Non tutta la Spagna invia allo stesso posto né con lo stesso formato, e un software che ne prevede uno solo resta corto.
Catalogna
File per il registro viaggiatori dei Mossos d’Esquadra, con il suo formato e il suo codice di struttura.
Resto della Spagna
XML per SES.HOSPEDAJES, la piattaforma del Ministero dell’Interno che ha sostituito Hospederías e WebPol.
Configurato per struttura
Regione, codici ufficiali e indirizzo si salvano per struttura, così un gruppo con hotel in più regioni funziona senza forzature.
Prezzo
Senza costo a scheda
Non si vende a parte e non si addebita a documento: è compreso nel piano Essenziale, lo stesso che porta il PMS, il motore di prenotazione e il channel manager.
Senza costi di attivazione e senza vincoli. E senza un fornitore in più da chiamare quando qualcosa non va.
Vedi i pianiDomande frequenti
Che cos’è esattamente il registro viaggiatori spagnolo?
È la comunicazione dei dati di ogni ospite alle autorità, obbligatoria per hotel, pensioni, affittacamere, appartamenti turistici e strutture analoghe. La regola il Regio Decreto 933/2021, e il Ministero dell’Interno la esige per via elettronica tramite SES.HOSPEDAJES da dicembre 2024.
Entro quanto va inviato?
La norma parla di comunicazione immediata e comunque entro un massimo di 24 ore. Il termine parte da quello che avviene prima fra prenotazione, stipula del contratto e inizio del servizio — non dal check-in.
Hostelum lo invia automaticamente?
No. Generiamo il file pronto da caricare e teniamo sotto controllo il termine, ma il caricamento sulla piattaforma ufficiale lo fai tu. Oggi non esiste un’integrazione via API con SES.HOSPEDAJES né con i Mossos, e preferiamo dirlo prima.
Conservate le foto dei documenti?
No. L’immagine serve a estrarre i campi e poi viene eliminata. In banca dati restano i dati della scheda, che sono quelli che la norma obbliga a conservare — non la fotografia del documento.
Per quanto tempo si conservano i dati?
Tre anni dalla fine del servizio, che è il termine del regolamento. Poi vengono cancellati. Nella schermata di sicurezza del pannello puoi verificare che quella conservazione venga davvero applicata.
La mia struttura è in Catalogna. Funziona lo stesso?
Sì, ed è proprio lì che molti strumenti falliscono. Configuri la regione e il codice di struttura, e Hostelum genera il file nel formato del registro dei Mossos d’Esquadra invece dell’XML di SES.HOSPEDAJES.
E se l’ospite non fa il check-in online?
Non succede nulla: il ricevimento compila la scheda al banco come sempre, con la possibilità di scansionare comunque il documento per non digitare. Puoi anche generare un QR perché lo faccia lì dal proprio telefono.
Funziona per appartamenti turistici senza ricevimento?
È dove si nota di più. L’ospite compila la scheda dal telefono prima di arrivare e tu la convalidi da dove sei, senza che nessuno debba aspettare nessuno davanti a una porta.
Quanto costa?
È compreso nel piano Essenziale, insieme al PMS, al motore di prenotazione e al channel manager. Non addebitiamo per scheda né per documento letto.
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