Parte de viajeros · RD 933/2021
Check-in online y parte de viajeros sin teclear los datos a mano
El huésped enfoca su documento con el móvil, los campos se rellenan solos y recepción valida. De ahí sale el fichero para la autoridad que te corresponda, con el plazo de 24 horas controlado.
- Los 13 campos del RD 933/2021, incluido el número de soporte
- Fichero para SES.HOSPEDAJES o para Mossos d’Esquadra
- Contador de partes con el plazo por vencer
Escanear documento
Alinea el documento dentro del marco
- ApellidosBAREA MARTÍNEZ
- NombreJAN
- Nº de documento·······4R
- NacionalidadES
- Fecha de nacimiento14 / 03 / 1988
El trabajo diario está en introducir y revisar los datos
Trece campos por persona, dictados en el mostrador con cola detrás y un pasaporte que nadie sabe leer. Después alguien tiene que revisar el fichero, corregir los errores de transcripción y subirlo antes de que venza el plazo. Multiplicado por cada llegada del año.
El plazo empieza antes de lo que crees
Las 24 horas cuentan desde la reserva, no desde el check-in. Cuando el parte se hace al llegar el cliente, muchos partes ya llegan tarde cuando se completan en recepción.
Los errores los descubres al subir
Un número de soporte incorrecto o una fecha con un formato no válido puede hacer que se rechace el fichero completo., y lo sabes cuando ya lo estás subiendo.
Evita que las imágenes de los documentos queden en correos o carpetas compartidas
En el correo de recepción, en un WhatsApp, en una carpeta compartida. La norma te obliga a conservar los datos, no la imagen del documento.
Cómo funciona
Tres pasos para preparar el parte de viajeros
El mismo circuito sirve para el huésped que lo hace desde casa y para el que llega sin haberlo hecho.
El huésped recibe un enlace
Va en el email de confirmación de la reserva. Abre el portal en su móvil, sin instalar nada y sin contraseña.
Enfoca el documento
Un marco guía encuadra el DNI o el pasaporte. Del anverso salen apellidos, nombre, nacionalidad, fecha de nacimiento y número; del reverso, el domicilio. La imagen se borra en cuanto se extraen los campos.
Recepción valida y descarga
La pantalla de recepción avisa en cuanto el huésped completa algo. Eliges el rango de fechas y descargas el fichero listo para subir a la plataforma oficial.
Qué incluye
Todo lo que el trámite necesita
Y lo que necesita el hotel alrededor del trámite, que es donde las herramientas de un solo uso se quedan cortas.
Lectura del documento
Extracción de los campos desde una foto, con normalización de fechas y códigos de país. Si falla, el formulario sigue estando ahí.
QR en el mostrador
Para el huésped que llega sin haberlo hecho. El enlace permite ver la reserva y hacer el check-in, pero no cancelarla, y caduca.
Todos los ocupantes
El titular rellena el parte de los acompañantes de todas sus habitaciones, con el campo de parentesco para los menores de catorce años.
Control del plazo
Contador de partes cuyas 24 horas están por vencer, en la misma pantalla en la que trabaja recepción.
Firma digital
Firma del establecimiento y del viajero, guardadas junto a la ficha de la estancia.
Retención de tres años
El plazo que fija la norma, con la purga después. Ni menos, que incumple, ni para siempre, que también.
Conectado con la reserva
No es un formulario suelto: los datos aterrizan en la ficha de la estancia, junto a la habitación, el pago y la factura.
Sin dar acceso de más
Recepción puede completar partes sin ver tarifas, facturación ni gestión de usuarios. Los permisos van por sección.
Gestión manual frente a Hostelum
Un alojamiento de 25 habitaciones con dos personas por estancia mueve del orden de 8.000 partes al año.
| Como se hace normalmente | Con Hostelum | |
|---|---|---|
| Quién introduce los datos | Recepción, dictado en el mostrador | El huésped, desde su móvil, antes de llegar |
| Cuándo se hace | Al llegar el cliente, con el plazo ya corriendo | Desde que se confirma la reserva |
| Número de documento | Se teclea leyendo el DNI del revés | Se lee de la foto y se normaliza |
| Errores de transcripción | Aparecen al subir el fichero | Se evitan en origen; el formato se valida antes |
| Control del plazo | Depende de que el equipo recuerde cada plazo | Contador de partes por vencer en recepción |
| Imágenes de los documentos | Fotos en el correo o en una carpeta | Se eliminan tras extraer los campos |
| Dónde acaban los datos | En un formulario aparte del PMS | En la ficha de la reserva, con el resto de la estancia |
| Coste | Una herramienta más, con su cuota por parte | Incluido en el PMS, sin coste por parte |
Según dónde esté tu alojamiento
No todo el país envía al mismo sitio ni con el mismo formato, y un software que solo contemple uno se queda corto.
Cataluña
Fichero para el registro de viajeros de los Mossos d’Esquadra, con su propio formato y su código de establecimiento.
Resto de España
XML para SES.HOSPEDAJES, la plataforma del Ministerio del Interior que sustituyó a Hospederías y WebPol.
Configurado por establecimiento
Comunidad autónoma, códigos oficiales y dirección se guardan por establecimiento, así que un grupo con hoteles en varias comunidades puede configurarse por separado para cada establecimiento.
Precio
Sin coste por parte
Esto no se vende aparte ni se cobra por documento: va incluido en el plan Esencial, el mismo que trae el PMS, el motor de reservas y el channel manager.
Sin coste de alta y sin permanencia. Y sin un proveedor más al que llamar cuando algo falla.
Ver planesPreguntas frecuentes
¿Qué es exactamente el parte de viajeros?
Es la comunicación de los datos de cada huésped a las autoridades, obligatoria para hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos y alojamientos análogos. La regula el Real Decreto 933/2021 y se exige por vía electrónica desde diciembre de 2024.
¿En cuánto tiempo hay que enviarlo?
La norma habla de comunicación inmediata y, en todo caso, en un plazo máximo de 24 horas. El plazo empieza en el momento que ocurra primero entre la reserva, la formalización del contrato o el inicio del servicio, no en el check-in.
¿Hostelum lo envía automáticamente?
No. Generamos el fichero listo para subir y controlamos el plazo, pero la subida a la plataforma oficial la haces tú. No existe hoy una integración por API con SES.HOSPEDAJES ni con Mossos, y preferimos decirlo antes que después.
¿Guardáis las fotos de los DNI?
No. La imagen se usa para extraer los campos y se elimina. En la base de datos quedan los datos del parte, que son los que la norma obliga a conservar, no la fotografía del documento.
¿Cuánto tiempo se conservan los datos?
Tres años desde la finalización del servicio, que es el plazo del reglamento. Después se purgan. En la pantalla de seguridad del panel puedes comprobar que esa retención se está cumpliendo de verdad.
Mi alojamiento está en Cataluña. ¿Sirve igual?
Sí, y es justamente donde muchas herramientas fallan. Configuras la comunidad autónoma y el código de establecimiento, y Hostelum genera el fichero con el formato del registro de los Mossos d’Esquadra en lugar del XML de SES.HOSPEDAJES.
¿Y si el huésped no hace el check-in online?
No pasa nada: recepción completa el parte en el mostrador como siempre, con la opción de escanear el documento igualmente para no teclear. También puedes generar un QR para que lo haga ahí mismo desde su móvil.
¿Funciona para apartamentos turísticos sin recepción?
Es donde más se nota. El huésped completa el parte desde su móvil antes de llegar y tú lo validas desde donde estés, sin que nadie tenga que esperar a nadie en una puerta.
¿Cuánto cuesta?
Va incluido en el plan Esencial, junto con el PMS, el motor de reservas y el channel manager. No cobramos por parte ni por documento leído.
¿Puedo usarlo sin cambiar de PMS?
El módulo forma parte de Hostelum y se apoya en la ficha de la reserva, así que no se vende suelto. Si lo que buscas es solo el trámite, hay herramientas específicas; si el trámite es un síntoma de que tu software actual se te queda corto, hablemos.
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