Il registro dei viaggiatori, spiegato senza giri di parole

Chi è obbligato

Il Real Decreto 933/2021, del 26 ottobre (BOE-A-2021-17461) riguarda praticamente chiunque dia alloggio a pagamento:

• Hotel, pensioni, affittacamere e case per ospiti
• Appartamenti turistici, bungalow e alloggi analoghi
• Strutture di turismo rurale
• Campeggi e aree per caravan

E non solo chi presta il servizio: riguarda anche le intermediarie turistiche e le piattaforme digitali che offrono alloggio in Spagna, anche se non sono loro ad alloggiare.

L’obbligo di comunicare per via elettronica viene rinviato due volte dalla pubblicazione e diventa esigibile il 2 dicembre 2024. Prima di quella data convivevano i sistemi vecchi —Hospederías della Guardia Civil e WebPol della Polizia Nazionale—, che sul territorio comune vengono sostituiti da SES.HOSPEDAJES.

Quali dati vanno comunicati

L’allegato del regolamento distingue tre blocchi. Conviene guardarli separati, perché il primo si invia una volta sola e gli altri due a ogni soggiorno.

Dati dell’impresa e della struttura

Si comunicano una volta sola, entro i dieci giorni successivi all’iscrizione amministrativa e prima di iniziare l’attività. Se apri una struttura nuova, è il primo adempimento.

Dati di ogni viaggiatore

Qui sta il grosso del lavoro quotidiano:

Dati della transazione

Date di ingresso e uscita, numero di viaggiatori, riferimento del contratto e dati del pagamento —tipo di mezzo, intestatario e, se del caso, scadenza e ultime cifre della carta—, oltre ai dati dell’immobile.

Il termine: 24 ore, e parte prima di quanto credi

La norma chiede la comunicazione «in modo immediato e, in ogni caso, entro un termine non superiore a 24 ore». L’orologio non parte dal check-in: parte dal primo fra la prenotazione, la formalizzazione del contratto e l’inizio del servizio.

In pratica questo significa che una prenotazione fatta con due giorni di anticipo apre già la finestra. È la differenza fra inviare i registri quando il cliente arriva —che di solito è tardi— e inviarli quando la prenotazione entra.

Un contatore di registri in sospeso con il suo termine sotto gli occhi risolve più incidenti di qualsiasi promemoria. In Hostelum quel conteggio sta nella schermata del ricevimento, non nascosto dentro un report.

Per quanto si conservano

Tre anni dalla fine del servizio. Il registro deve essere elettronico e a disposizione delle Forze e dei Corpi di Sicurezza.

Quel termine ha una conseguenza pratica che si trascura: non puoi cancellare i dati di un ospite dopo sei mesi «per igiene GDPR», perché esiste un obbligo legale di conservarli. E al contrario: passati i tre anni non c’è più base per continuare a tenerli, quindi conviene avere una cancellazione programmata invece di un archivio che cresce per sempre.

La Catalogna va per conto suo

I Mossos d’Esquadra mantengono il proprio registro dei viaggiatori delle strutture ricettive, con un proprio formato di file. Il termine e la conservazione sono gli stessi, ma la destinazione e la struttura dell’invio no.

Una struttura in Catalogna, quindi, non carica niente su SES.HOSPEDAJES: carica il suo file sul sistema dei Mossos. È il motivo per cui un software che preveda solo SES.HOSPEDAJES resta corto a Barcellona, Girona, Lleida e Tarragona.

Verifica la tua comunità autonoma prima di configurare qualsiasi cosa. Questo punto dipende dalla prassi amministrativa di ogni territorio, non solo dal testo del decreto reale, ed è meglio confermarlo con la tua associazione alberghiera.

Le sanzioni

Il regolamento rimanda al regime sanzionatorio della Ley Orgánica 4/2015 sulla protezione della sicurezza pubblica. In termini generali, non tenere il registro o omettere comunicazioni obbligatorie pesa più che inviare dati incompleti o fuori termine.

Non abbiamo trovato statistiche ufficiali pubblicate sui procedimenti aperti per questo motivo, quindi qualsiasi cifra precisa che leggi in giro va presa con le pinze.

Una nota del 2026 che conviene conoscere

Nel giugno 2026 la Commissione Europea ha aperto alla Spagna una procedura di infrazione legata a questo registro, per possibile incompatibilità con la direttiva europea sulla protezione dei dati in ambito di polizia. I rilievi riguardano il volume di dati raccolti, la delimitazione dell’accesso della polizia e il termine di conservazione.

Questo non sospende nulla. Il RD 933/2021 resta pienamente in vigore, con lo stesso termine di 24 ore e lo stesso regime sanzionatorio. È una procedura fra la Commissione e lo Stato, non una moratoria per le strutture.

Come si risolve nella pratica

Quello che rende tutto questo un lavoro pesante non è la norma: è digitare. Un registro sono dodici o tredici campi a persona, dettati al banco con la fila dietro.

Le due leve che tolgono davvero tempo sono:

1. Che i dati li inserisca l’ospite, dal suo telefono e prima di arrivare, con un link inviato insieme alla conferma. Il ricevimento passa dal digitare al validare.
2. Che il documento non si digiti, ma si legga. Inquadrare il documento con la fotocamera e vedere i campi riempirsi da soli elimina la maggior parte degli errori di trascrizione, che sono anche quelli che fanno rifiutare un file.

E una terza, meno vistosa ma altrettanto importante: che il sistema elimini l’immagine del documento appena ne ha estratto i campi. La norma ti obbliga a conservare i dati, non la fotografia del documento d’identità, e tenere immagini di documenti d’identità è assumersi un rischio che nessuno ti sta chiedendo.

Quello che Hostelum fa, e quello che non fa

Hostelum raccoglie tutti i campi del RD 933/2021 —incluso il numero di supporto e il grado di parentela dei minori—, permette il check-in dal telefono dell’ospite con lettura del documento, cancella le immagini dopo aver estratto i dati e genera il file pronto da caricare: il formato dei Mossos se sei in Catalogna, l’XML di SES.HOSPEDAJES nel resto del paese.

Il caricamento finale lo fai tu. Non inviamo via API a nessuna autorità e non conserviamo le tue credenziali ufficiali. Preferiamo dirtelo qui che al terzo incontro.