L’hostal no és un hotel petit (ni un hostel)
Un hostal o una pensió ven habitacions senceres, per nit, gairebé sempre entre sis i vint-i-cinc. El porta l’amo, la seva família i potser una persona més, que fan de recepció, de neteja i de comptabilitat el mateix dia. I la majoria de les reserves arriben per Booking.com.
Aquest perfil té dues trampes a l’hora de buscar programa. La primera és acabar en un software pensat per a hotels grans, amb pantalles que no obriràs mai i un preu a l’altura. La segona és més subtil: bona part del software «per a hostals» està escrit per a hostels, els alberges de lliteres, que venen llits solts per persona. És un altre negoci. Ho expliquem amb detall a la pàgina de programa de gestió per a hostals i pensions.
El que un programa ha de fer sí o sí
Si falla en alguna d’aquestes cinc coses, no et serveix, per bonic que sigui.
- Un planning per habitació. Veure d’un cop d’ull què és lliure, moure una reserva arrossegant-la i saber qui entra avui. És la pantalla que tindràs oberta tot el dia.
- Booking.com connectat de debò. Que una reserva de Booking descompti l’habitació a l’instant i que un canvi de preu arribi al canal sense entrar a la seva extranet. Si a més vens a Airbnb o a la teva web, tot ha de sortir de la mateixa disponibilitat. Ho expliquem a channel manager per a un hostal.
- El registre de viatgers resolt. El Reial decret 933/2021 esmenta expressament hostals i pensions. El programa ha de recollir tots els camps, avisar-te del que falta i generar el fitxer per a SES.HOSPEDAJES o per als Mossos d’Esquadra si ets a Catalunya.
- Facturació preparada per a Veri*Factu. Les societats han de tenir els sistemes adaptats abans de l’1 de gener del 2027 i els autònoms abans de l’1 de juliol. Si el programa no ho compleix, hauràs de tornar a canviar.
- Que l’entengui qualsevol de casa. Si per cobrir un dia de festa cal un manual, el programa treballa en contra teu.
El que et sobra encara que te’l venguin
No és que sigui dolent: és que no el faràs servir i el pagaràs.
- Mòduls de revenue complexos. Amb quinze habitacions, una tarifa base, tres o quatre temporades i dues regles senzilles fan gairebé tota la feina. Ho expliquem a com posar preu a les habitacions.
- Gestió de restaurant, spa o esdeveniments, si no tens restaurant, spa ni salons.
- Integracions que no connectaràs. Cent connexions a la llista no serveixen de res si treballes amb Booking i, com a molt, amb Airbnb.
- Implantacions de setmanes amb consultor. Un hostal ha d’estar venent en un o dos dies.
Sis preguntes abans de signar
Serveixen per a qualsevol proveïdor, també per a nosaltres.
- Puc provar-lo amb les meves habitacions i les meves tarifes? Una demo amb un hotel d’exemple sempre funciona. La prova de debò són els teus casos estranys: l’habitació que només es ven a l’agost, la família que repeteix.
- El preu és per escrit i complet? Quota, canals, registre de viatgers, facturació i el que es cobri a part. Si alguna cosa «depèn», que es digui de què.
- Hi ha cost d’alta o permanència? Si el programa és bo, no cal lligar-te.
- Qui carrega les meves dades? Habitacions, tarifes i, sobretot, les reserves que ja tens per als mesos vinents.
- El registre de viatgers me’l prepara o em diu que l’envia sol? Avui el més habitual és que el programa generi el fitxer i tu el pugis a la plataforma amb les teves credencials. Si algú et promet una altra cosa, demana-li que t’ho ensenyi.
- A qui truco quan alguna cosa no quadra un dissabte a la nit? Una persona amb nom val més que un xat automàtic.
Per on començar si avui ho portes en una llibreta
És el cas més habitual, i el canvi és més curt del que sembla. Fes una llista de les teves habitacions amb el tipus i la capacitat, apunta els preus per temporada i exporta o fotografia les reserves futures. Amb això, qualsevol proveïdor seriós et deixa el programa funcionant en una tarda.
El que més temps estalvia al principi no és el planning, sinó dues coses: que l’hoste faci el check-in des del mòbil abans d’arribar i que Booking deixi de necessitar les teves mans cada vegada que canvies un preu. Si estàs comparant opcions, a Hostelum et preparem una proposta per escrit per al teu hostal, sense cost d’alta i sense permanència.