Què t’exigeix la norma, en poques paraules
El Reial decret 933/2021 esmenta expressament hotels, hostals, pensions i cases d’hostes. Cal registrar cada viatger de 14 anys o més i comunicar-ne les dades en un termini màxim de 24 hores. A Catalunya s’envien als Mossos d’Esquadra, en un fitxer TXT; a la resta de l’Estat, a la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministeri de l’Interior. Els registres es conserven tres anys.
El detall de camps i altes és a la guia del registre de viatgers, i el que se sanciona, a les multes del registre de viatgers. Aquí anem al que és pràctic: com portar-lo en un establiment petit.
Les dades que cal tenir de cada hoste
- Nom i cognoms, sexe, data de naixement i nacionalitat.
- Tipus i número de document, i número de suport si és un DNI o un NIE: el codi que va imprès a la targeta i que gairebé ningú no sap de memòria.
- Domicili, telèfon i correu electrònic.
- Dates d’entrada i de sortida, i nombre de viatgers.
- Per als menors de 14 anys, el parentiu amb l’adult que els acompanya.
- Les dades del pagament de l’estada.
El número de suport i el domicili complet són els dos camps que més es queden a mitges quan s’apunten a mà al taulell.
Els casos que més es compliquen en un hostal
L’hoste que arriba sense reserva. És habitual a la carretera i en temporada baixa, i sol ser de nit. Tingues a mà el formulari al mòbil o en una tauleta, no en un paper que caldrà passar en net l’endemà.
La família amb nens. Als menors de 14 anys no se’ls demana document, però sí que cal indicar el seu parentiu amb l’adult que els acompanya. És un camp que molts programes antics ni tan sols tenen.
El dia que entren totes les habitacions alhora. Un pont amb l’hostal ple és just quan el registre s’acumula. El que salva aquell dia és que les dades ja estiguin emplenades abans que l’hoste arribi.
Les reserves de Booking amb un sol nom. La reserva arriba a nom de qui va pagar, però el registre és de tots els ocupants. Comunicar només el titular és l’error formal més comú.
Una rutina de cinc minuts al dia
- Abans de l’arribada. Envia a l’hoste l’enllaç de check-in online perquè empleni les seves dades i fotografiï el document des del mòbil.
- A l’arribada. Comprova el document i la fitxa, i completa el que falti. Si algú no va fer el check-in online, el fa al taulell amb el mateix formulari.
- En tancar el dia. Revisa que totes les entrades tinguin la fitxa completa, genera el fitxer i puja’l al portal dels Mossos o a SES.HOSPEDAJES.
- Un cop per setmana. Mira que no s’hagi quedat cap reserva sense comunicar, sobretot les que es van modificar després d’entrar.
Com ho resolem a Hostelum
L’hoste fa el check-in des del mòbil abans d’arribar: fotografia el document i la lectura emplena els camps, inclòs el número de suport, i les imatges s’eliminen després. Recepció revisa la fitxa, que inclou el parentiu dels menors, i un comptador avisa dels registres amb el termini de 24 hores a punt de vèncer. En tancar el dia generes el fitxer TXT per als Mossos o l’XML per a SES.HOSPEDAJES, i el puges tu amb les teves credencials: l’enviament final sempre el fa l’establiment. Més detall a check-in online i a la pàgina d’hostals i pensions.