Qué te exige la norma, en corto
El Real Decreto 933/2021 cita expresamente a hoteles, hostales, pensiones y casas de huéspedes. Hay que registrar a cada viajero de 14 años o más y comunicar sus datos en un plazo máximo de 24 horas. Fuera de Cataluña se envían a la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior; en Cataluña, a los Mossos d’Esquadra. Los registros se conservan tres años.
El detalle de campos y altas está en la guía del parte de viajeros, y lo que se sanciona en las multas del parte de viajeros. Aquí vamos a lo práctico: cómo llevarlo en un establecimiento pequeño.
Los datos que hay que tener de cada huésped
- Nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
- Tipo y número de documento, y número de soporte si es un DNI o NIE: el código que va impreso en la tarjeta y que casi nadie se sabe de memoria.
- Domicilio, teléfono y correo electrónico.
- Fechas de entrada y salida, y número de viajeros.
- Para los menores de 14 años, el parentesco con el adulto que los acompaña.
- Los datos del pago de la estancia.
El número de soporte y el domicilio completo son los dos campos que más se quedan a medias cuando se apuntan a mano en el mostrador.
Los casos que más se complican en un hostal
El huésped que llega sin reserva. Es habitual en carretera y en temporada baja, y suele ser de noche. Ten a mano el formulario en el móvil o en una tableta, no en un papel que habrá que pasar a limpio mañana.
La familia con niños. A los menores de 14 años no se les pide documento, pero sí hay que indicar su parentesco con el adulto que los acompaña. Es un campo que muchos programas antiguos ni siquiera tienen.
El día que entran todas las habitaciones a la vez. Un puente con el hostal lleno es justo cuando el parte se acumula. Lo que salva ese día es que los datos ya estén rellenados antes de que el huésped llegue.
Las reservas de Booking con un solo nombre. La reserva llega a nombre de quien pagó, pero el registro es de todos los ocupantes. Comunicar solo al titular es el error formal más común.
Una rutina de cinco minutos al día
- Antes de la llegada. Manda al huésped el enlace de check-in online para que rellene sus datos y fotografíe su documento desde el móvil.
- En la llegada. Comprueba el documento y la ficha, y completa lo que falte. Si alguien no hizo el check-in online, lo hace en el mostrador con el mismo formulario.
- Al cerrar el día. Revisa que todas las entradas tienen la ficha completa, genera el fichero y súbelo a SES.HOSPEDAJES o al portal de los Mossos.
- Una vez por semana. Mira que no se haya quedado ninguna reserva sin comunicar, sobre todo las que se modificaron después de entrar.
Cómo lo resolvemos en Hostelum
El huésped hace el check-in desde su móvil antes de llegar: fotografía el documento y la lectura rellena los campos, incluido el número de soporte, y las imágenes se eliminan después. Recepción revisa la ficha, que incluye el parentesco de los menores, y un contador avisa de los partes cuyo plazo de 24 horas está a punto de vencer. Al cerrar el día generas el fichero XML para SES.HOSPEDAJES o el TXT para los Mossos, y lo subes tú con tus credenciales: el envío final siempre lo hace el establecimiento. Más detalle en check-in online y en la página de hostales y pensiones.