Perché costa tanta fatica scoprirlo
Cerca «prezzo PMS hotel» e vedrai una cosa curiosa: i primi risultati sono produttori piccoli che pubblicano le loro tariffe. I grandi —Mews, Cloudbeds, Amenitiz, Little Hotelier— non compaiono, perché non pubblicano il prezzo. Prima chiedono il telefono.
Non è una svista: è una decisione commerciale. Quando il prezzo dipende da una conversazione, si può adattare a quanto ogni cliente sembra disposto a pagare. Funziona bene per chi vende e male per un hotel di venti camere che vuole solo sapere se può permetterselo.
I quattro modelli di prezzo che esistono
Per camera al mese
Il più diffuso sul mercato internazionale. Si paga una cifra per ogni camera, con un minimo mensile. È trasparente e scala bene, ma ha una trappola: il prezzo per camera di solito scende a scaglioni, così un hotel piccolo paga proporzionalmente più di uno grande.
Fascia abituale nel segmento piccolo: fra 3 € e 15 € per camera al mese.
Canone fisso per struttura
Una cifra al mese, con un tetto di camere. È il modello più facile da mettere a budget e quello che dà meno sorprese. Di solito arriva a piani, dove quello che cambia non è solo il numero di camere ma i moduli inclusi.
Commissione per prenotazione
Qui conviene guardare con la lente. Alcuni prodotti chiedono poco di canone e una percentuale su ogni prenotazione diretta, tipicamente fra l’1% e il 3%. Sembra poco finché non lo moltiplichi.
Un hotel che fattura 400.000 € all’anno con il 35% di vendita diretta muove 140.000 € sul proprio motore. Il 2% sono 2.800 € all’anno — più di quanto costa l’intero software nel modello a canone fisso. E cresce proprio quando cresci tu.
Su misura
Per catene e gruppi. Preventivo a progetto, con implementazione e a volte vincolo di durata. Fuori dalla portata di una struttura indipendente, e se te lo propongono per venti camere, qualcosa non torna.
Quello che muove davvero la fattura
Non è il numero di camere. Sono i moduli.
| Componente | Di solito è incluso | Di solito si paga a parte |
|---|---|---|
| PMS e planning | Sì | — |
| Channel manager | A volte, con canali limitati | Canali aggiuntivi |
| Motore di prenotazione | A volte | Con commissione, o come modulo |
| Check-in online | Raramente | Quasi sempre, o con uno strumento esterno |
| Registro dei viaggiatori | Raramente | Di solito è un altro fornitore, a volte a documento |
| Fatturazione | Quasi mai | Programma a parte con la sua licenza |
| Revenue e report | Quelli di base | Il modulo avanzato |
| Housekeeping | A volte | — |
La conseguenza pratica: due preventivi con lo stesso canone mensile possono differire del doppio una volta sommato quello che uno include e l’altro no. Confrontare solo la cifra grande è il modo più rapido di sbagliare.
I costi che non escono al primo incontro
- Attivazione e implementazione. Fra 0 € e diverse migliaia, a seconda del fornitore. Chiedi se la migrazione dei dati è compresa o si fattura a parte.
- Formazione. Alcuni includono l’avvio e fanno pagare ogni sessione successiva.
- Vincolo di durata. Un anno è normale. Se il prodotto non ti va bene, lo paghi lo stesso.
- Canali aggiuntivi. Molti piani d’ingresso si fermano a due o tre OTA.
- Commissione del gateway di pagamento. Va sempre a parte e la incassa il gateway, non il PMS. È legittimo, ma mettila nel conto.
- Costo del registro dei viaggiatori. Se lo risolvi con uno strumento esterno, si paga a documento. A 0,95 € a documento e 8.000 documenti all’anno, sono 7.600 €.
- Assistenza. Verifica se il supporto telefonico è incluso o se è un piano superiore.
Come confrontare due preventivi senza impazzire
Mettili nella stessa unità: costo totale del primo anno.
Costo anno 1 = (canone mensile × 12)
+ attivazione e implementazione
+ formazione aggiuntiva
+ canali extra × 12
+ (vendita diretta annua × commissione per prenotazione)
+ costo del registro dei viaggiatori
+ licenza di fatturazionePoi dividi per il numero di camere, per avere un costo per camera confrontabile. È l’unico modo di mettere sulla stessa scala un canone fisso e un modello per camera con commissione.
E fatti un’altra domanda: quanti fornitori ci sono in quella somma? Tre strumenti da 40 € non costano quanto uno da 120 €, anche se il numero coincide. Costano tre contratti, tre assistenze e tre punti in cui la sincronizzazione si può rompere.
Quanto costa Hostelum
Lo pubblichiamo per la stessa ragione per cui scriviamo questa guida: se un prezzo si può sapere solo per telefono, vuol dire che la conversazione conta più del numero.
- Essenziale, fino a 15 camere. PMS completo, motore di prenotazione senza commissione, channel manager con fino a 3 canali, check-in online e registro dei viaggiatori, housekeeping e incassi online.
- Professionale, fino a 40 camere. Tutto quello di prima, canali senza limite, automazione dei prezzi, revenue, gruppi, pacchetti, sale e fatturazione completa con Veri*Factu.
- Gruppi — su misura, da due strutture.
Camere aggiuntive in base al volume. Piani per struttura.
Senza costo di attivazione, senza vincolo di durata e senza commissione sulle prenotazioni dirette. La migrazione di camere, tipologie, tariffe, foto e anagrafica clienti è compresa nel prezzo.
L’unica cosa che si paga a parte sono le commissioni del gateway di pagamento se incassi online, che il gateway addebita direttamente a te, e il modulo di dati di mercato se lo attivi, che ha un costo per interrogazione e che ti dettagliamo prima di accenderlo.
La domanda che conta davvero
Non è «quanto costa», ma quanto costa rispetto a quello che ti fa risparmiare.
Un hotel di 25 camere che passi dal 20% al 30% di vendita diretta su un fatturato di 400.000 € sposta 40.000 € dalle OTA al proprio motore. Al 17% di commissione media, sono 6.800 € all’anno che smettono di andarsene. L’intero software costa una frazione di quella cifra.
È il calcolo che conviene fare prima di guardare il canone. Ed è quello che quasi nessun commerciale ti propone, perché obbliga a parlare di risultati e non di prezzo.