Combien coûte un PMS hôtelier

Pourquoi c’est si difficile à savoir

Cherchez « prix PMS hôtel » et vous verrez une chose curieuse : ceux qui apparaissent en premier sont de petits éditeurs qui publient leurs tarifs. Les grands — Mews, Cloudbeds, Amenitiz, Little Hotelier — n’apparaissent pas, parce qu’ils ne publient pas de prix. Ils demandent d’abord votre téléphone.

Ce n’est pas un oubli : c’est une décision commerciale. Quand le prix dépend d’une conversation, il peut s’ajuster à ce que chaque client semble prêt à payer. Cela fonctionne bien pour le vendeur et mal pour un hôtel de vingt chambres qui veut seulement savoir s’il peut se le permettre.

Les quatre modèles de prix qui existent

Par chambre et par mois

Le plus répandu sur le marché international. On paie un montant par chambre, avec un minimum mensuel. C’est transparent et cela passe bien à l’échelle, mais il y a un piège : le prix par chambre baisse en général par paliers, si bien qu’un petit hôtel paie proportionnellement plus qu’un grand.

Fourchette habituelle sur le segment des petits établissements : entre 3 € et 15 € par chambre et par mois.

Forfait fixe par établissement

Un montant par mois, avec un plafond de chambres. C’est le modèle le plus facile à budgéter et celui qui réserve le moins de surprises. Il arrive en général par formules, où ce qui change n’est pas seulement le nombre de chambres mais les modules inclus.

Commission par réservation

Ici, il faut regarder à la loupe. Certains produits facturent peu d’abonnement et un pourcentage sur chaque réservation directe, typiquement entre 1 % et 3 %. Cela paraît peu jusqu’à ce que vous le multipliiez.

Un hôtel qui facture 400 000 € par an avec 35 % de vente directe fait passer 140 000 € par son propre moteur. 2 % de cela, ce sont 2 800 € par an — plus que ce que coûte le logiciel entier dans le modèle au forfait fixe. Et cela augmente exactement quand vous grandissez.

Sur mesure

Pour les chaînes et les groupes. Devis au projet, avec mise en place et parfois engagement de durée. Hors de portée d’un hébergement indépendant, et si on vous le propose pour vingt chambres, quelque chose ne colle pas.

Ce qui fait vraiment bouger la facture

Ce n’est pas le nombre de chambres. Ce sont les modules.

La conséquence pratique : deux devis affichant le même abonnement mensuel peuvent varier du simple au double une fois additionné ce que l’un inclut et l’autre non. Comparer seulement le gros chiffre est le moyen le plus rapide de se tromper.

Les coûts qui ne sortent pas au premier rendez-vous

• Ouverture et mise en place. Entre 0 € et plusieurs milliers, selon le prestataire. Demandez si la migration des données est comprise ou facturée à part.
• Formation. Certains incluent le démarrage et facturent chaque session ultérieure.
• Engagement de durée. Un an est courant. Si le produit ne convient pas, vous le payez quand même.
• Canaux supplémentaires. Beaucoup de formules d’entrée se limitent à deux ou trois OTA.
• Commission de la passerelle de paiement. Elle est toujours à part et c’est la passerelle qui la prélève, pas le PMS. C’est légitime, mais comptez-la.
• Coût du registre des voyageurs. Si vous le réglez avec un outil externe, cela se paie au document. À 0,95 € la déclaration et 8 000 déclarations par an, cela fait 7 600 €.
• Support. Vérifiez si le support téléphonique est inclus ou s’il relève d’une formule supérieure.

Comment comparer deux devis sans y perdre la tête

Mettez-les tous les deux dans la même unité : le coût total de la première année.

Coût année 1 = (abonnement mensuel × 12)
             + ouverture et mise en place
             + formation supplémentaire
             + canaux en plus × 12
             + (vente directe annuelle × commission par réservation)
             + coût du registre des voyageurs
             + licence de facturation

Divisez ensuite par le nombre de chambres pour obtenir un coût par chambre comparable. C’est la seule façon de mettre à la même échelle un forfait fixe et un modèle par chambre avec commission.

Et posez-vous une question de plus : combien de prestataires y a-t-il dans cette somme ? Trois outils à 40 € ne coûtent pas la même chose qu’un seul à 120 €, même si le chiffre est identique. Ils coûtent trois contrats, trois supports et trois endroits où la synchronisation peut casser.

Combien coûte Hostelum

Nous le publions pour la même raison que celle qui nous fait écrire ce guide : si un prix ne peut se connaître que par téléphone, c’est que la conversation compte plus que le chiffre.

• Essentiel, jusqu’à 15 chambres. PMS complet, moteur de réservation sans commission, channel manager avec jusqu’à 3 canaux, check-in en ligne et registre des voyageurs, housekeeping et encaissements en ligne.
• Professionnel, jusqu’à 40 chambres. Tout ce qui précède, canaux sans limite, automatisation des prix, revenue, groupes, forfaits, salles et facturation complète avec Veri*Factu.
• Groupes — sur mesure, à partir de deux établissements.

Chambres supplémentaires selon le volume. Offres par établissement.

Sans frais d’ouverture, sans engagement de durée et sans commission sur les réservations directes. La migration des chambres, des types, des tarifs, des photos et du fichier clients est comprise dans le prix.

La seule chose qui se paie à part, ce sont les commissions de la passerelle de paiement si vous encaissez en ligne — la passerelle vous les facture directement — et le module de données de marché si vous l’activez, qui a un coût à la requête que nous vous détaillons avant de l’allumer.

La question qui compte vraiment

Ce n’est pas « combien ça coûte », mais combien ça coûte par rapport à ce que ça vous fait économiser.

Un hôtel de 25 chambres qui passe de 20 % à 30 % de vente directe sur un chiffre d’affaires de 400 000 € déplace 40 000 € des OTA vers son propre moteur. À 17 % de commission moyenne, ce sont 6 800 € par an qui cessent de partir. Le logiciel entier coûte une fraction de cela.

C’est ce calcul qu’il faut faire avant de regarder l’abonnement. Et c’est celui que presque aucun commercial ne vous propose, parce qu’il oblige à parler de résultats et non de prix.