Por qué cuesta tanto averiguarlo
Busca «precio PMS hotel» y verás una cosa curiosa: los que salen primero son fabricantes pequeños que publican sus tarifas. Los grandes —Mews, Cloudbeds, Amenitiz, Little Hotelier— no aparecen, porque no publican precio. Piden el teléfono primero.
Eso no es un descuido: es una decisión comercial. Cuando el precio depende de una conversación, se puede ajustar a lo que cada cliente parezca dispuesto a pagar. Funciona bien para el vendedor y mal para un hotel de veinte habitaciones que solo quiere saber si se lo puede permitir.
Los cuatro modelos de precio que existen
Por habitación y mes
El más extendido en el mercado internacional. Se paga una cantidad por cada habitación, con un mínimo mensual. Es transparente y escala bien, pero tiene una trampa: el precio por habitación suele bajar por tramos, así que un hotel pequeño paga proporcionalmente más que uno grande.
Rango habitual en el segmento pequeño: entre 3 € y 15 € por habitación y mes.
Cuota fija por establecimiento
Una cantidad al mes, con un tope de habitaciones. Es el modelo más fácil de presupuestar y el que menos sorpresas da. Suele venir por planes, donde lo que cambia no es solo el número de habitaciones sino los módulos incluidos.
Comisión por reserva
En este modelo conviene revisar bien las condiciones. Algunos productos cobran poco de cuota y un porcentaje sobre cada reserva directa, típicamente entre el 1 % y el 3 %. Suena poco hasta que lo multiplicas.
Un hotel que facture 400.000 € al año con un 35 % de venta directa mueve 140.000 € por su propio motor. Un 2 % son 2.800 € al año — más de lo que cuesta el software entero en el modelo de cuota fija. Y crece justo cuando tú creces.
A medida
Para cadenas y grupos. Presupuesto por proyecto, con implantación y a veces permanencia. Fuera del alcance de un alojamiento independiente, y si te lo ofrecen para veinte habitaciones, algo no encaja.
Lo que de verdad mueve la factura
No es el número de habitaciones. Son los módulos.
| Componente | Suele ir incluido | Suele cobrarse aparte |
|---|---|---|
| PMS y planning | Sí | — |
| Channel manager | A veces, con canales limitados | Canales adicionales |
| Motor de reservas | A veces | Con comisión, o como módulo |
| Check-in online | Rara vez | Casi siempre, o por herramienta externa |
| Parte de viajeros | Rara vez | Suele ser otro proveedor, a veces por parte |
| Facturación | Casi nunca | Programa aparte con su licencia |
| Revenue e informes | Los básicos | El módulo avanzado |
| Housekeeping | A veces | — |
La consecuencia práctica: dos presupuestos con la misma cuota mensual pueden diferir en el doble una vez sumas lo que uno incluye y el otro no. Comparar solo la cifra grande es la forma más rápida de equivocarse.
Los costes que no salen en la primera reunión
- Alta e implantación. Entre 0 € y varios miles, según el proveedor. Pregunta si la migración de datos entra o se factura aparte.
- Formación. Algunos incluyen la puesta en marcha y cobran cada sesión posterior.
- Permanencia. Un año es habitual. Si el producto no encaja, lo pagas igual.
- Canales adicionales. Muchos planes de entrada limitan a dos o tres OTAs.
- Comisión de la pasarela de pago. Va aparte siempre y la cobra la pasarela, no el PMS. Es legítimo, pero cuéntala.
- Coste por parte de viajeros. Si lo resuelves con una herramienta externa, se paga por documento. A 0,95 € el parte y 8.000 partes al año, son 7.600 €.
- Soporte. Comprueba si el soporte telefónico está incluido o es un plan superior.
Cómo comparar dos presupuestos sin volverte loco
Pon los dos en la misma unidad: coste total del primer año.
Coste año 1 = (cuota mensual × 12)
+ alta e implantación
+ formación adicional
+ canales extra × 12
+ (venta directa anual × comisión por reserva)
+ coste del parte de viajeros
+ licencia de facturaciónDespués divide entre el número de habitaciones para tener un coste por habitación comparable. Es la única forma de poner en la misma escala una cuota fija y un modelo por habitación con comisión.
Y hazte una pregunta más: ¿cuántos proveedores hay en esa suma? Tres herramientas de 40 € suman la misma cuota que una de 120 €, pero implican tres contratos, tres soportes y tres puntos donde puede fallar la sincronización.
Qué cuesta Hostelum
Lo publicamos por la misma razón por la que escribimos esta guía: si un precio solo se puede saber por teléfono, es que la conversación importa más que el número.
- Esencial, hasta 15 habitaciones. PMS completo, motor de reservas sin comisión, channel manager con hasta 3 canales, check-in online y parte de viajeros, housekeeping y cobros online.
- Profesional, hasta 40 habitaciones. Todo lo anterior, canales sin límite, automatización de precios, revenue, grupos, packs, salones y facturación completa con Veri*Factu.
- Grupos — a medida, desde dos establecimientos.
Habitaciones adicionales según volumen. Planes por establecimiento.
Sin coste de alta, sin permanencia y sin comisión sobre las reservas directas. La migración de habitaciones, tipos, tarifas, fotos y fichero de clientes entra en el precio.
Lo único que se paga aparte son las comisiones de la pasarela si cobras online, que la pasarela te cobra directamente a ti, y el módulo de datos de mercado si lo activas, que tiene coste por consulta y te lo detallamos antes de encenderlo.
La pregunta que de verdad importa
No es «cuánto cuesta», sino cuánto cuesta comparado con lo que te ahorra.
Un hotel de 25 habitaciones que pase del 20 % al 30 % de venta directa sobre una facturación de 400.000 € mueve 40.000 € de las OTAs a su propio motor. Al 17 % de comisión media, son 6.800 € al año que dejan de irse. El software entero cuesta una fracción de eso.
Ese cálculo es el que conviene hacer antes de mirar la cuota. Y es el que casi ningún comercial te propone, porque obliga a hablar de resultados y no de precio.