¿Qué es un PMS y para qué sirve?
Es el sistema principal en el que se mantiene la información operativa del alojamiento. Si dos programas dicen cosas distintas sobre una habitación, el PMS es el que manda.
Funciones principales
- Reservas: alta, modificación, cancelación y el histórico de cada estancia.
- Disponibilidad y tarifas: cuánto queda libre cada día y a qué precio.
- Planning: qué habitación ocupa quién y hasta cuándo.
- Recepción: llegadas, salidas, huéspedes alojados y el registro de viajeros.
- Housekeeping: qué hay que limpiar hoy y en qué estado está cada habitación.
- Facturación: convertir una estancia en una factura.
Diferencia entre PMS y channel manager
El PMS gestiona el interior; el channel manager, la distribución. La forma corta de recordarlo: el PMS sabe en qué habitación duerme el señor Serra; el channel manager sabe que a Booking.com le quedan dos dobles.
Diferencia entre PMS y ERP
Un ERP gestiona la empresa entera —compras, almacén, nóminas, contabilidad analítica— y sirve para cualquier sector. Un PMS gestiona un alojamiento y entiende conceptos que un ERP no tiene: noches, cupo por tipo de habitación, estancia mínima, régimen o parte de viajeros.
Qué conviene exigir a un buen PMS hotelero
No es la lista de funciones, que es casi la misma en todos. Es cómo están hechas las tuberías:
- Un solo camino para tocar el inventario. Si las reservas de OTA y las manuales descuentan cupo por sitios distintos, tarde o temprano discrepan.
- Automatización auditable. Si el sistema mueve un precio, tienes que poder ver qué regla lo movió.
- Normativa del país incluida. En España, el parte de viajeros y la facturación certificada no deberían ser dos productos aparte.